Een goedlopend Document Management Systeem biedt een bedrijf ontzettend veel voordelen. Paul Cohen Tervaert, projectleider bij Ivy Global, geeft vier tips voor het gebruik van een Document Management Systeem.
“Het idee achter een DMS is dat je als bedrijf niet meer met een mapstructuur werkt, maar een eigen zoekmachine hebt. Aan de hand van codes en metadata kun je je eigen assets opzoeken en kijken wat er is gedaan aan onderhoud, wanneer ze zijn aangeschaft of het een keer uit bedrijf gehaald is. Alle informatie kan je er terugvinden. Een DMS is bovendien ontzettend praktisch, omdat het voor alle werknemers toegankelijk is. Er zijn ook bedrijven, waar de schijf met alle documenten door één iemand beheerd wordt. Dan ligt dus ook alle kennis bij één persoon. Alleen die persoon weet dat het daar zit en hoe het geordend is. Hij kan dat wel netjes beheren, maar stel dat hij ziek wordt, dan is al die kennis weg. Een extern persoon kan dat niet zomaar even overnemen. Met een DMS kan iedereen ten alle tijden de juiste informatie vinden en het is makkelijk om daar een eigen structuur in aan te brengen.”
“Structuur is alles en standaarden zijn heilig. Het is daarom heel belangrijk om secuur te zijn in de naamgeving. Als je de ene tank onder een andere code gooit dan een andere tank, dan is direct de logica weg. Als daarover geen afspraken zijn gemaakt, dan krijg je hetzelfde probleem als wanneer iedereen zijn data opslaat in eigen mapjes. Dus stel van te voren goed vast: we gaan werken via deze standaarden en deze structuur. Dan heb je een goede basis. Zelfs al valt iedereen binnen het bedrijf weg, dan kan een nieuw iemand het met behulp van zo’n standaard het werk snel weer oppakken.”
“Als het technische verhaal met het plan van aanpak staat, moet iedereen binnen het bedrijf zo worden aangestuurd dat ze volgens de nieuwe werkwijze gaan werken. Vaak komen wij als Ivy ergens, implementeren we het DMS en zorgen we dat het er helemaal netjes uitziet. Maar dan is het wel de verantwoordelijkheid van dat bedrijf dat er trainingen gegeven worden, zodat iedereen het gaat bijhouden. Vaak zie je dat het niet goed wordt bijgehouden. Of de medewerkers weten niet dat het hun taak is om dat te doen. Of ze weten niet hoe het moet. En het is ook nooit hun primaire taak. Dus ze zijn er nooit mee bezig om documenten goed weg te zetten.”
“Wat mij opviel bij een klant, was de fase nadat ze het DMS hadden geïmplementeerd. Hierdoor waren er even twee systemen om mee te werken: het DMS en hun eigen Q-schijf. Het bedrijf gaf zijn medewerkers een halfjaar om de hele overgang te regelen. Uiteindelijk waren ze anderhalf jaar verder en wat je zag was dat veel mensen bestanden bleven opslaan op hun eigen Q-schijf. Waarom? Omdat mensen bang zijn voor verandering. Ze zijn bang dat ze hun document kwijtraken. Bang dat ze er niet meer bij kunnen.Daaraan merk je wel: je eigen personeel moet je trainen en leren om ermee om te gaan. Niet alleen hoe ze het DMS gebruiken, maar ook dát ze het gebruiken. Dat is cruciaal, anders faalt het project. Hun denkwijze moet veranderen, zodat iedereen zijn documenten in dat systeem zet. Soms doen ze dat een keer verkeerd, raken ze hun document kwijt en schieten ze in de stress. Het gevolg is dat het DMS vervolgens helemaal niet meer wordt gebruikt. Gelukkig had die klant een document controller, die er heel streng bovenop zat en zei: ‘Jullie gaan nu het DMS gebruiken, dat we voor jullie hebben ingericht.’
“Het goed doorzoekbaar maken van je DMS is niet alleen voor het bedrijf handig in het dagelijks gebruik, maar ook als bijvoorbeeld de BRZO, de inspectie van de overheid, langskomt. Zij willen dan weten wat de status van jouw assets is. Als je vervolgens een uur aan het zoeken bent, dan laat dat zien dat je je zaken niet op orde hebt. Over je assets moet je als bedrijf zorg dragen. Dus als je als bedrijf niet kan aantonen dat je vorig jaar je leidingen hebt geïnspecteerd, dan is dat echt jouw fout. Met een goed DMS tik je enkel de code voor die leiding in en dan kan je alle documentatie daarover laten zien. De datum waarop hij is aangeschaft, het meest recente inspectierapport. Dat is veel overtuigender dan wanneer je op allerlei mapjes moet gaan klikken. Je kan wel zeggen dat je goed onderhoud hebt gepleegd, maar je moet het ook nog laten zien. En daarvoor is een DMS cruciaal.