Aan het niet op orde hebben van je assetstructuur en de daaraan gekoppelde documenten kunnen tal van verschillende oorzaken ten grondslag liggen. Dit, terwijl het cruciaal is als je onderhoud wil inplannen of de inspecteurs op bezoek komen; je wil tenslotte te allen tijde dat relevante documentatie beschikbaar is. In deze blog bespreken we zeven van de meest voorkomende oorzaken voor het niet op orde hebben van je assetstructuur en documentatie.

1. Tijdgebrek

Een van de belangrijkste oorzaken is het gebrek aan tijd. Iedereen op de plant, in de fabriek, op de terminal heeft het al druk zat met de dagelijkse gang van zaken. Het op orde houden van documentatie moet dan vaak even snel tussendoor. Dan wordt het vaak ergens in een mapje weggezet. Diegene weet dan waar het staat, maar het wordt niet goed weggezet, waardoor andere collega’s en afdelingen het niet zomaar kunnen vinden. De structuur in het ordenen en inrichten van je systeem valt dan weg.

2. Beheer

Vroeger was het heel gebruikelijk dat er binnen het bedrijf een fysiek archief aanwezig was, waar alle documenten en certificaten werden beheerd. Dus als er documenten van belang binnenkwamen, werden deze bij de archivaris neergelegd en die zorgde er dan voor dat het goed in het archief werd weggezet. Nu bestaat dat fysieke archief bij veel bedrijven niet meer en is de boel gedigitaliseerd. Daardoor zijn vaak de regels er omheen minder duidelijk dan voorheen.

3. Ontbreken functie

Aansluitend op het vorige punt geldt vaak dat de functie van documentbeheerder (vroeger dus archivaris) is weggevallen. Hierdoor zijn de taken bij veel verschillende partijen en personen terechtgekomen. Als het beheer van de documentatie niet bij één persoon ligt, zoals een documentbeheerder, dan komen die taken op het bordje van tal van verschillende personen terecht, die het ieder op een eigen manier doen.

4. Afspraken en systemen

Vaak ontbeert het ook aan het maken van heldere afspraken en goed ingerichte systemen. Dan is er bijvoorbeeld geen documentmanagementsysteem (dms) waarvan iedere medewerker weet waar en onder welke voorwaarden er documenten in moeten worden weggezet en opgeslagen. Al is er geen dms aanwezig, ook in ‘de Windows Verkenner-omgeving’ kan je op basis heldere afspraken er voor zorgen dat er een bepaalde herkenbaar werkbare structuur gevolgd gaat worden.

5. Externe systemen

Wanneer externe partijen op jouw ‘site’ komen voor projecten, leveringen of inspecties, dan hebben die vaak weer hun eigen systemen waarin zij de wijzigingen bijhouden en documenten beheren. Dat betekent dat je dan afhankelijk bent van derden en hun methoden. Steeds vaker moet jij dan op hun systeem inloggen om bij de documenten te kunnen. Dan is het cruciaal dat je zorgt dat je het overzicht blijft bewaren voor het overall plaatje. Zeker wanneer je met meerdere partijen samenwerkt, die ieder hun eigen systeem hebben.

6. Prioriteit geven

Vaak voelt het goed op orde hebben van je documenten niet als een prioriteit. Het werk moet vooral gedaan worden en wordt er minder gelet de documenten die daarbij vrijkomen. De focus ligt dus heel erg op het klaren van de klus en de klussen die nog volgen en minder op het goed bijhouden van de documenten.

7. Combinatie van oorzaken

Heel vaak is het niet één van de boven genoemde oorzaken, maar is het een combinatie van factoren. Stel bijvoorbeeld dat je met meerdere externe partijen te maken hebt (punt 5), dat is vaak al een stuk beter te managen wanneer je een documentbeheerder hebt (punt 3). Want het is zijn functie immers om op de hoogte te zijn van alle afspraken hierover. Punt 5 zou op zichzelf dan dus geen probleem te hoeven zijn. 

Herken je één of meerdere van deze problemen? Wij kunnen je helpen! Bijvoorbeeld met onze as-built as a service. Neem daarom contact met ons op en wij nemen je zorgen op dat gebied uit handen.