Bij DIFFER, een onderzoeksorganisatie die zich bezighoudt met duurzame energie en kernfusie, lopen altijd tientallen acties tegelijk. Van experimenten met fusie-reactoren tot fundamenteel energieonderzoek: tof werk, maar ook complex. En dat maakte het onderhouden van de planning een uitdaging.

“De grootste uitdaging was om één overzichtelijke planning te hebben in plaats van losse stukken per afdeling,” vertelt Jules Antonis van DIFFER. Informatie stond verspreid over Excels en oude MS Project-bestanden. Voor de teams werkte dat prima, maar er was weinig totaaloverzicht. En dat maakt het lastig om capaciteit goed te voorspellen en iedereen op één lijn te krijgen.

In samenwerking met Ivy nam DIFFER een stap richting een overzichtelijke, toekomstbestendige planning.

Jasper’s opdracht

Via zijn studievereniging hoorde Pieter over een nieuw initiatief: iTanks Students, de voorloper van Ivy. “Ik was werknemer nummer één,” lacht hij. Zijn eerste projecten lagen in de Rotterdamse haven, bij bedrijven als Enigma en Team Terminal.

Via Ivy stapte Jasper (MSc Mechanical Engineering, TU/e) in. Zijn missie: al die planningen bij elkaar brengen in één centrale tool, zodat je direct ziet wie waarmee bezig is en wat dat betekent voor de doorlooptijd.

“In het begin was het vooral puzzelen: wat loopt er allemaal en hoe breng je dat samen? Zodra alles in één systeem stond, zag je de bottlenecks vanzelf.” – aldus Jasper

De aanpak: focus, luisteren en realistisch blijven

MS Project was nieuw terrein voor Jasper, maar dat was voor DIFFER geen probleem.

 “We wisten dat hij zich er nog in moest verdiepen,” zegt Jules. “Hij luisterde goed naar wat er nodig was en was ook eerlijk over wat (nog) niet mogelijk was.”
Stap voor stap zette Jasper de losse bestanden om in één resource-based planning. Daardoor werd meteen zichtbaar:

• welke projecten en taken er liepen
• welke mensen waar ingepland stonden
• hoe doorlooptijden verschuiven zodra de bezetting verandert

Daar bleef het niet bij. Jasper schreef macro’s die repetitief werk weghalen. De macro’s worden handmatig geactiveerd, maar zorgen wel dat deadlines in seconden herberekend worden, rapportages in minuten klaarstaan en taken met één klik verschuiven.

binnen een paar weken draaiden er macro’s die de planning echt werkbaar maakten,” aldus Jasper.

Wat DIFFER nu wint

Het gebruiken van één, en niet vijf planning betekent niet alleen overzicht, maar vooral betere keuzes. Teams zien eerder waar de druk zit en kunnen direct bijsturen.

De verwachting is dat dit op termijn zorgt voor:

• één centrale data-hub met alle planningsinformatie
• betere voorspellingen van doorlooptijd en capaciteit
• minder handwerk door automatisering
• meer duidelijkheid: iedereen kijkt naar dezelfde planning

De eerste stappen naar een soepeler werkproces zijn gezet. “Het doel is een realistischer en betrouwbaardere planning,” zegt Jules.

Samen leren in de praktijk

Wat dit project laat zien, is dat vooruitgang vaak begint met één overzicht. De techniek is belangrijk, maar het echte verschil zit in hoe je samenwerkt: luisteren, bouwen, bijstellen.

“Het is gewoon leuk dat je skills niet alleen op papier blijven, maar dat ze meteen impact hebben bij een organisatie als DIFFER.” – Jasper

En jij?

Werk jij nog met losse bestanden en planningen die uitlopen? Met een centrale planningstool en resource planning software maak je capaciteit en doorlooptijd inzichtelijk.

En ben je student en wil je je skills inzetten op échte projecten? Sluit je aan bij Ivy en maak het verschil.