Dankzij Ivy met een gerust hart op vakantie: 'Terugkeren naar een schoon bureau'

Kasper Hermans

Ook tijdens de vakantieperiode gaat het werk gewoon door. Ivy Global helpt bedrijven om de gaten die er in de bezetting vallen op te vangen met gedreven krachten.

Drukste periode

De zomerperiode is voor Ivy altijd de drukste periode van het jaar, vertelt projectleider Patrick Boele. “We bestaan sinds 2014 en ieder jaar zie je in juli en augustus een piek aan activiteiten. We draaien dan een kwart extra aan uren als je het vergelijkt met de maand ervoor.” Toch is het vaak geen probleem om al die uren op te vullen met bekwame studenten. “Wat je ziet in de vakantieperiodes is dat wij juist de beschikbaarheid hebben over veel studenten. Ze hebben dan twee maanden geen studiezorgen aan hun hoofd en willen in die periode graag en veel werken. Dit terwijl de opdrachtgevers juist veel mensen op vakantie zien gaan op het moment dat het werk gewoon doorloopt.”

“Het laten overnemen van werk door externen tijdens de vakantieperiode is natuurlijk altijd een beetje eng voor een bedrijf”, zo weet Patrick ook. “Wat daarbij helpt, is dat wij een heel gerichte planning maken, waarbij we heel goed kijken naar de benodigde capaciteit.” Bij Ivy weten ze daar snel op in te spelen. Mede via een door Patrick ontwikkelde tool wordt heel snel inzichtelijk welke student waarvoor geschikt en vooral beschikbaar is. “In de tool verdeel je het project onder in verschillende activiteiten. Daarbij geef je onder andere de volgende aspecten aan: wat is de doorlooptijd van deze activiteit? En hoeveel capaciteit hebben we nodig?”

Dat zijn belangrijke aspecten, want niet iedere student is evenveel beschikbaar, zo legt Patrick uit aan de hand van een simpel voorbeeld. “Zo hebben we bijvoorbeeld Janne. Die heeft aangegeven maximaal tweeënhalve dag in de week te willen werken. Dat betekent direct dat zij niet kan worden ingezet op een klus van 40 uur in een week. Maar wel op een klus van 40 uur verspreid over twee weken. Dat zijn van die factoren waar de tool voor jou rekening mee houdt.”

P6 Methode

Wanneer een bij de opdracht passende student gevonden is, moet het project uiteraard nog zo goed als beginnen. Binnen Ivy Global wordt de P6 Methode gebruikt om ervoor te zorgen dat alle projecten enerzijds kunnen opstarten, maar ook goed afgerond kunnen worden. “Er zijn heel veel verschillende methodieken. Wij hebben er een uitgezocht die niet alleen past bij de projecten die we uitvoeren, maar ook bij de studenten, onze werknemers. Er zijn projectmethodieken waar heel veel papierwerk bij komt kijken. Daarvan hebben wij al heel snel gezegd: ‘Dat gaat gewoon niet werken. We moeten iets hebben dat praktisch is.’ Zodoende zijn we bij de P6 Methode uitgekomen.”

De P6 Methode bestaat – zoals de naam al doet vermoeden – uit zes stappen die doorlopen moeten worden om een project in goede banen te leiden. De fases zijn: opstarten, inrichten, het maken van een plan van aanpak, uitvoeren, opleveren en afsluiten. Daarbij is het maken van het plan van aanpak vooral belangrijk om een project goed neer te zetten, voordat men bij de opdrachtgever op vakantie gaat. “Alles wat wij binnen Ivy Global doen, kan je aan de P6 Methode koppelen. Van het opstarten, dat begint helemaal bij de mensen van recruitment, die een intakegesprek met een nieuwe student hebben, tot het afsluiten, waar de ook evaluatie van het project bij in zit. Daarbij kijken we niet alleen naar hoe het project in zijn totaliteit is gegaan, maar ook naar de studenten die dat gedaan hebben. Met daarbij aansluitend direct de vraag of wij ze in de toekomst op andere projecten kunnen inzetten.” 

Schoon bureau

Volgens Patrick kunnen Ivy’ers breed ingezet worden tijdens de vakantieperiode; van administratieve en controleklussen tot en met werkzaamheden die meer analytisch van aard zijn. “Het werk wordt niet minder in een vakantie, sterker nog het werk stapelt zich op. Wat is nou er nou mooier dan dat je terugkomt van vakantie en dat je bureau ‘schoon’ is? Dat betekent niet dat de personen die op vakantie gaan niks meer hoeven te doen. Die zullen vooral voor zijn vakantie even goed moeten afstemmen wat zij van hun vervangers verlangen. Het mooiste is altijd als er in zo’n periode een overlap is. Zowel aan het begin als aan het eind van het project. Dan kan de student ook de terugkoppeling doen. Zo’n overdracht, vooral vooraf, zorgt voor een bepaalde geruststelling bij de opdrachtgever. Dat hij niet alleen contact heeft gehad met de Ivy’er via de mail voordat hij een paar weken op vakantie gaat. Dan denkt hij ook: ‘wie is dit?’ Het is fijn om daar een duidelijk beeld bij te hebben.” 

Hoewel de ervaring binnen Ivy Global is dat de studenten altijd goed zelfstandig uit de voeten kunnen met hun opdrachten, worden zij niet zoals reguliere uitzendkrachten in de opdracht geplaatst. “Wij stemmen onze vakantieperiode zo af dat er altijd nog een ervaren projectleider tijdens de zomerperiode aanwezig is, zodat de studenten altijd iemand hebben om op terug te vallen. Vanuit Ivy leveren we niet alleen de werkende krachten, maar ook de professionele ondersteuning die daarbij hoort.”

Download de Planningstool

 Breng snel in kaart wie er voor welke taken inzetbaar is.
 Capaciteitsplanning per activiteit.
 Ontvang de tool geheel gratis.

Recente posts