Het hebben van een onderhoudsbeheersysteem (obs) kan een bedrijf veel voordelen opleveren. In deze blog vertellen we over de belangrijkste voordelen van een onderhoudsbeheersysteem en waar je op moet letten.

Waarom

Theoretisch gezien zou je Excel-sheets kunnen gebruiken om daarin alle assets en al het onderhoud bij te houden. Dat kan. Alleen op een gegeven moment wordt dat in de praktijk onwerkbaar. Om te beginnen zou je alles moeten beveiligen. Daarnaast kan al het onderhoud traceerbaar worden gemaakt om te kunnen laten zien aan de inspectie. En niet alleen voor de inspectie. Ook voor jezelf levert het enorm veel voordelen op als het onderhoud makkelijk te traceren is. Je wil namelijk weten wie ergens aan werkt en wie er verantwoordelijk voor is. Dat zijn allemaal elementen die veel makkelijker in kaart te brengen zijn in een onderhoudsbeheersysteem. Daarmee wordt voor de hele organisatie inzichtelijk wat er gebeurt en wie wat uitvoert. Want vanuit het onderhoudsbeheersysteem worden er weer werkorders gegenereerd voor de inspecteurs en monteurs. Als je dat met een Excel-sheet gaat doen, dan wordt dat een klus die veel meer tijd kost, omdat je alles handmatig moet bijhouden.

Tot op zekere hoogte is een onderhoudsbeheersysteem voor vrijwel elk bedrijf handig. Ook binnen de kleinere fabriek met een technische dienst van vier man. Er zijn onderhoudsbeheersystemen voor grote en kleine bedrijven en er zijn op dit moment genoeg goedkope opties op de markt, waarmee je uit de voeten kan. Daar hoeft niet direct een heel zwaar en duur pakket aan te worden gehangen. Of je nou in de petrochemie zit, een baggeraar bent, een farmaceut of een groot flatgebouw te beheert, dat maakt niet zoveel uit. Ze zeggen weleens: ‘Onderhoud zit overal.’ Aan alle assets moet tot op een bepaalde hoogte onderhoud worden gepleegd.

Naamgeving

Voordat je gaat beginnen is het handig om ervoor te zorgen dat de codering van alle processen zoveel mogelijk op elkaar is afgestemd en dat het eenduidig is. Het maakt niet zoveel uit waarvoor je kiest, zolang je dat maar consequent toepast en zorgt dat iedereen binnen het bedrijf zich er aan houdt. Op het moment dat je eenmaal begonnen bent met een bepaalde naamgeving, is dat nog lastig uit een systeem te krijgen. Vaak heeft de nummering die je kiest voor het onderhoudsbeheersysteem een relatie met je documentmanagementsysteem (DMS), besturingssystemen en tekeningen. Als je niet dezelfde nummering hanteert in alle systemen, krijg je een afwijking en die zul je dan nog heel lang terugzien.

Assetstructuur

Wat verder belangrijk is om goed in kaart te brengen zijn de werkprocessen. Zet neer hoe de werkstromen tussen de mensen lopen en wie wat nodig heeft. Als al die processen in kaart zijn gebracht kan je op basis daarvan de assetstructuur van het bedrijf opbouwen. Alle assets die waarde toevoegen aan het bedrijf worden daarbij ondergebracht in een deel van een proces. Een asset kan echt van alles zijn: leidingen, gereedschap, een gebouw.

Risicostudies

Als de assetstructuur staat kun je risicostudies uitvoeren. Daarin komt naar voren welk onderhoud je moet gaan plegen. Op basis daarvan kan het onderhoud worden ingepland en daaraan kan je vervolgens weer je reserveonderdelen gaan koppelen. Dat heeft als gevolg dat als het onderhoudsbeheersysteem een werkorder genereert voor de monteur er gelijk wordt aangegeven wat de monteur allemaal nodig heeft. Bijvoorbeeld welke pakking en welke koppeling. Het is als het ware een stappenplan van wat er moet gebeuren aangevuld met de materialen die er nodig zijn.

Overdraagbaar

Als het onderhoudsbeheersysteem eenmaal goed op orde is, kan een nieuwkomer in het bedrijf snel leren hoe alles precies in elkaar steekt. Maar ook als er een nieuwe of externe monteur komt biedt het ontzettend veel voordelen. Dan staat op zijn werkorder precies wat hij moet doen, bij welke assets en wat hij daarvoor nodig heeft. Dat werkt voor hem een stuk makkelijker en sneller.