De perfecte zomerklus: je documenten verwerken in een DMS

Ivy Global

Met het einde van de tentamenperiode is de zomer voor studenten officieel begonnen. Dat betekent voor hen dat ze, naast misschien een korte vakantie, ook heel veel tijd hebben om te werken. Het mooie aan deze lange collegevrije periode is dat hij perfect is voor het opstarten van nieuwe projecten.

Het verwerken van documentatie in een DMS is een typisch voorbeeld van een geschikt zomerproject. Waarom? Vanwege de duur van het traject. Hoewel die natuurlijk sterk afhankelijk is van factoren zoals de grootte van het bedrijf en de huidige manier van documenteren, kan er in acht weken tijd sowieso al gestart worden met het verwerken van documenten in een DMS. Met het implementeren kunnen we in de zomer misschien al een start maken en we kunnen het project hierna uiteraard voortzetten.

Rubis Terminals

Als voorbeeld gebruiken we ons project bij Rubis Terminals, een kleine terminal in de Rotterdamse haven, graag om te demonstreren wat we in zo’n zomerperiode voor elkaar kunnen krijgen. Ivy’ers Thijs van der Burg, Jeffrey Deken en Bauke Meekes kregen onder leiding van Patrick Boele in de zomer van 2016 de taak om alle documenten die Rubis rijk is te structuren. Het ging om tienduizenden bestanden, die voorzien werden van de juiste kenmerken (de zogenaamde metadata) zodat het voor gebruikers eenvoudiger wordt om documenten te zoeken en op te slaan. Dit was gedaan ter voorbereiding van het inrichten van een toekomstig DMS.

DMS: selectie

Want dat was uitdaging nummer twee: het kiezen van een voor Rubis passend systeem. Thijs, Jeffrey en Bauke kozen voor m-files, een DMS waarin alle bestanden eenvoudig te documenteren en - niet geheel onbelangrijk - gemakkelijk doorzoekbaar zijn. Deze selectie heeft plaatsgevonden op basis van de verschillende eisen en wensen van de gebruikers binnen Rubis.

DMS: implementatie

Na de zomer zijn de studenten verder gegaan met het implementeren van het systeem. Tevens zijn de gebruikers door ons opgeleid en hebben training gehad in het gebruik van het DMS. Dit heeft uiteindelijk geresulteerd in een compleet DMS, waarmee alle medewerkers van Rubis op ieder asset kunnen inzoom en waarmee ze alle onderdelen van Rubis terug kunnen vinden.

dms documenten

 

Gaan we documentatie in een DMS (Documentmanagementsysteem) verwerken, dan schatten we de tijdsduur van het project op basis van een aantal zaken, zoals: Uiteraard het aantal documenten?, Is er al een bestaande “installatiestructuur”?, hebben de tag-nummers een logische opbouw? Gaat het om voornamelijk digitale documenten of juist niet en zijn de digitale documenten gescand met OCR? Welke metadata is van belang? Op basis van deze informatie verwerken we in een paar maanden tijd ongeveer 21.000 pbo: waar komt dit aantal vandaan?

Wat kunnen onze studenten voor jou betekenen?

Vanaf de tweede week van juli zijn er geen tentamens meer. Het nieuwe collegejaar gaat pas in september van start, wat betekent dat ze in de periode van 9 juli tot en met 31 augustus vrij zijn. Dit zijn 8 weken van 40 uur, wat uitkomt op een totaal aantal uren van 320 per student.

Bekijk ook onze infographic, alle feiten over het inzetten van onze studenten staan voor je klaar in één overzicht.

Download de infographic hier!

Weten wat we precies voor jouw bedrijf kunnen betekenen? Neem contact op met Erik de Jong.

Wij maken heel graag kennis met jou en jouw bedrijf. Ook zonder opdracht – we kunnen hoe dan ook vast van elkaar leren. 

Recente posts