Als je een FMECA laat uitvoeren, is het belangrijk dat je weet waar je aan begint. Projectmanagers Patrick Boele en Wietse Jelsma gaven daarom een training in combinatie met een praktische studie aan medewerkers van Stolthaven over het uitvoeren van de risico-analyse.
Stolthaven heeft wereldwijd zestien terminals. Diverse in Europa en een paar in Oceanië, Zuid-Amerika en Azië. Via het hoofdkantoor in Rotterdam werd Ivy Global gevraagd of het kon helpen een FMECA uit te voeren bij een van de terminals. Daarbij ging het om meer dan enkel ervoor te zorgen dat die ene risicoanalyse goed werd uitgevoerd. ‘De methodiek van FMECA was vrij nieuw voor het desbetreffende team, dus een van de doelen was ook om de medewerkers er kennis mee te laten maken’, vertelt Patrick. ‘Dat gebeurde helaas niet daar op locatie, maar alles ging digitaal. Door zowel corona als het kostenplaatje was dat de beste optie. We hebben een stuk of zeven sessies met hen gehad. Door een soort learning on the job wilden we hen gelijktijdig laten zien wat een FMECA precies inhoudt.’
Eerst werd er een planning gemaakt van de sessies, wat er in welke verteld moest worden en welke medewerkers er wanneer aanwezig moesten zijn. Dat was door het digitale verloop net even anders dan normaal en zeker in het begin was het even schakelen voor Patrick en Wietse. ‘Normaal is zo’n FMECA heel actief en zou een sessie vol interactie zitten. Nu verliep het digitaal van achter een schermpje. Daarnaast was het zo: alles ging in het Engels. Soms was dat wel even lastig in de communicatie, zeker omdat er ook veel jargon en technische termen bij komen kijken.’
Volgens Wietse was er nog een belangrijk aspect dat verschilde. ‘Niet alle bedenkelijke blikken kun je vangen in een online meeting. Dat maakt het wel moeilijk om daar op in te spelen. Dat kan namelijk bepalen of je op dat moment de mogelijkheid geeft voor vragen.’ ‘Want het is ook niet dat je alleen maar naar elkaar zit te kijken’, vult Patrick aan. ‘Want dan staat er bijvoorbeeld weer een P&ID of een werkplan in beeld. Dan vangt zo’n technisch stuk online meer je blik en mis je de gezichten. Dat maakt het op afstand vrij lastig van het uitvoeren van zo’n sessie.’
Daardoor werden de sessies vrij intensief. ‘Ze duurden tot wel twee uur en dan was je toch constant bezig om dingen te verduidelijken. Dan denk je weer: hoe kan ik het beter omschrijven? En dat geldt voor hun andersom natuurlijk ook, bijvoorbeeld als ze technische vragen hadden. Dat maakte de opdracht heel uitdagend. De bereidwilligheid vanuit dat team was gelukkig heel erg groot. Ze waren heel pro-actief met het geven van de juiste informatie. Zeker als je bedenkt dat ze geen ervaring hadden met FMECA.’
Ondanks dat het goed verliep, doet Patrick het geven van een FMECA-introductie voortaan liever weer op locatie. ‘Dit heeft niet mijn voorkeur. Ik miste gewoon de interactie. Normaal gesproken is het ook bevorderlijk als je kan zien waarover je praat. Nu hebben Wietse en ik allebei veel ervaring op tankterminals, maar doorgaans is dat niet genoeg om zo’n FMECA uit te voeren vanaf een tekening. Dat wil je gewoon kunnen zien: waar staat het systeem? Hoe groot is het? Et cetera.’
Ook voor Wietse en Patrick zaten er af en toe leermomenten in. ‘Zo hadden zij graag gehad dat we de klant van Stolthaven meer betrokken hadden bij deze FMECA-studie. Stolthaven werkt namelijk vaak nauw samen met klanten die een van hun tankterminals in gebruik hebben. Daar hadden we beter op in kunnen spelen.’
Toch kijken beiden met tevredenheid terug op de sessies. ‘Een FMECA wordt vaak uitgevoerd aan de hand van een facilitator. Naar ons gevoel zijn ze nu beter in staat om antwoord te geven op de vragen die deze stelt. Dus als er wordt gevraagd naar het functioneel faalgedrag van een bepaalde pomp, dan hoeven ze daar niet uitgebreid over na te denken. Dan weten ze bijvoorbeeld dat die dan bijvoorbeeld een gewenst debiet niet haalt.’ Tegelijkertijd weten zij welke vragen ze moeten stellen aan de facilitator, stelt Wietse. ‘Over de risicomatrices, over wat ze moeten verwachten. Ze hebben nu een veel beter beeld over hoe een FMECA in zijn totaliteit werkt. Dat is voor hun een grote meerwaarde.’
Het is geen unieke opdracht voor Ivy Global. Steeds vaker wordt er ook een stukje interne opleiding verzorgd. Zo gaf Edwin Talen onlangs een eerste FMECA-training bij een waterschap. ‘Daarbij kunnen onze ervaren projectmanagers een rol vervullen, zoals bijvoorbeeld die van facilitator. Wij werken er ook aan om intern onze studenten steeds beter op te leiden, zodat we hen ook bij dit soort opdrachten steeds vaker kunnen betrekken.’