Ivy’ers Florian Tournicourt en Joris van der Goes gingen begin dit jaar samen aan de slag bij Waterschap De Dommel. Het grote doel was om de organisatie de regie weer terug te laten krijgen over hun onderhoudscontracten.

De probleemstelling die de jongens kregen van onderhoudsadviseur John van der Wal was vrij open. “We konden niet altijd de achtergrond en inhoud van onze contracten terug herleiden. We wilden laten onderzoeken hoe we dat beter en anders zouden kunnen doen. Op die manier moesten de contracten weer inzichtelijker worden voor ons.”

DMAIC-analyse

“We zijn in de onderhoudscontracten gedoken om te kijken of daar problemen mee waren, of ze wel up-to-date waren en hoe dat systeem verliep”, legt Florian uit. “Daarop hebben we een DMAIC-analyse uitgevoerd.” Daarbij werden de eerste stappen van DMAIC netjes doorlopen. “Eerst hebben we het probleem gedefinieerd; waar het zat en wat er aan opviel. Vervolgens hebben we gemeten hoe vaak het voor kwam en geanalyseerd waarom het gebeurde.”

Binnen de onderhoudscontracten vielen Florian en Joris enkele dingen op. “Bij veel contracten golden de voorwaarden van de leverancier. Ook waren er een aantal contracten verlopen, waardoor de leverancier zich niet meer aan de voorwaarden hoefde te houden. Wanneer De Dommel wilde dat de leverancier twee keer in het jaar kwam, in januari en juni, kon deze er zelf voor kiezen om bijvoorbeeld in maart en augustus op bezoek te komen.”

Voor de laatste twee stappen van de DMAIC, verbeteren (Improve) en borgen (Control), ligt de verantwoordelijkheid meer bij De Dommel zelf. “We hebben een soort van houvast gegeven met systeemtekeningen, waarin bijvoorbeeld staat welke functie waaronder valt. Ook hebben we een stappenplan gemaakt met wat zij kunnen verbeteren, zodat ze meer grip gaan krijgen op de prestaties van leveranciers en dat gezamenlijk kunnen gaan verbeteren.”

Sparringsessie

Omdat het project bij Waterschap De Dommel een vrij complexe opdracht was, was er veel contact tussen de Ivy’ers en projectleider Remco Simmer. “Remco kwam wekelijks bij het waterschap op bezoek, als Joris en ik er ook waren. Dan hielden we sparringsessies, waarin we bespraken hoe het ging en wat is nu het precies het probleem was? Dat komt omdat de opdracht niet heel duidelijk omschreven kon worden in de beginfase. Bij mijn huidige project voor Ivy is dat bijvoorbeeld niet nodig, omdat het doel van die opdracht een stuk concreter is. Je werkt met een duidelijker doel. Maar ik vond de samenwerking met Remco eigenlijk wel fijn. Het was goed om vaak met hem te kunnen praten over hoe hij tegen de situatie aankeek.”

Voor Florian was het zijn eerste opdracht als werknemer van Ivy Global. “Het was heel anders dan ik had verwacht, omdat we heel vrij gelaten werden. Maar er zaten ook herkenbare elementen in. Veel dingen die op mijn opleiding technische bedrijfskunde geleerd heb kon ik hier ook toepassen. Zo gebruiken we de DMAIC-methode op de studie regelmatig als model om problemen op te lossen.”

To-the-point komen

Toch waren er voor Florian ook duidelijke verschillen met zijn opleiding, daar kwam hij achter tijdens het opstellen van het projectvoorstel. “Daar merkte ik wel dat het in het echte werkleven niet allemaal zo gaat, zoals op academisch niveau. Op de opleiding leren we om alles heel uitgebreid op te schrijven, terwijl hier de mensen juist van je verlangen dat je direct kan schrijven, dat je snel to-the-point komt.”

Uiteindelijk hebben de inspanningen van Joris en Florian hun vruchten afgeworpen, want vanuit De Dommel heerst er bij John in ieder geval tevredenheid over de resultaten. “Nu is het aan ons om ermee aan de slag te gaan en te zorgen dat we die contracten op een betere manier gaan vastleggen en beheren.”