Evos digitaliseert truckplanning met hulp van één Ivy Project Engineer

Vrachtwagens rijden bij Evos dagelijks af en aan om methanol en ethanol op te halen. Dat proces verliep jarenlang via e-mail: klanten stuurden een verzoek, planners typten orders handmatig over en de poort werkte met een schema dat niet altijd up-to-date was. 

Evos wilde dat slimmer aanpakken en koos voor een digitaal boekingssysteem, maar de implementatie kost tijd en aandacht. Precies dat werk legden ze neer bij Ivy’er Niels Straver.

De uitdaging: een afhaalsysteem dat afhankelijk was van e-mail

Voor chauffeurs en planners hoorde er veel schakelen bij:

• tientallen mailtjes per dag
• handmatig ordernummers invoeren
• corrigeren bij foutjes of miscommunicatie
• opnieuw plannen bij wijzigingen in tijdsloten

Logisch dat Evos naar een systeem wilde waarin klanten zelf een tijdslot kunnen boeken en wijzigingen automatisch doorstromen naar de poort.

Alleen: implementeren, testen en inpassen in de praktijk vraagt om een dedicated iemand. Het vaste team had daar simpelweg geen ruimte voor.

De rol van Niels: testen, aanscherpen en klaarzetten voor livegang

Niels, student Transport, Infrastructure & Logistics, werd ingeschakeld als project lead. Niet als “extra handjes”, maar als degene die het systeem door en door moest begrijpen — en zorgen dat het werkt voor iedereen die ermee te maken krijgt.

“Ik kreeg de verantwoordelijkheid over het hele proces: testen, feedback geven aan de ontwikkelaar en zorgen dat klanten er soepel mee konden starten.” — Niels

Hij simuleerde klantboekingen, liep alle schermen door en noteerde waar het systeem in de praktijk nog haperde. En dat leverde directe verbeteringen op.

Voorbeeld: de kalenderfunctie 

In de eerste versie konden klanten maar één dag vooruit of achteruit bladeren. Voor planners en chauffeurs is dat onwerkbaar.
Niels kaartte het aan, testte de nieuwe kalenderweergave en hielp die implementeren.

Ook de navigatie tussen schermen werd logischer gemaakt, en hij spoorde bugs op waarbij tijdsloten verdwenen als een order niet werd afgerond.

Klantonboarding: de ‘zachte’ kant van digitaliseren

Naast het technische werk pakte Niels ook de onboarding op:

• accounts aanmaken voor alle bestaande klanten
• duidelijke instructies sturen
• vragen beantwoorden
• zorgen dat iedereen op dag één kon inloggen

Daardoor verliep de overstap zonder ruis, iets wat bij digitale projecten vaak onderschat wordt.

Het resultaat: meer rust, minder handwerk

De nieuwe werkwijze levert Evos direct voordeel op:

• Minder fouten — geen handmatig overtypen meer
• Minder mailverkeer — klanten regelen zelf hun tijdslot
• Realtime overzicht aan de poort — ook bij last-minute wijzigingen
• Meer capaciteit — planners houden tijd over voor werk dat waarde toevoegt. (Lees ook hoe we bij DIFFER zorgden voor voorspelbare projecten via een planningstool).

Evos kan hiermee verder bouwen op een schaalbaar afhaalsysteem dat meegroeit met de toekomst.

Waarom dit werkt voor bedrijven in de industrie

Dit soort verbeterprojecten blijven vaak liggen omdat de kennis wel aanwezig is, maar de tijd niet. Een technische student die zich dedicated vastbijt, maakt dan het verschil: snel leren, doorpakken en testen in de praktijk.

Dat ziet Niels zelf ook terug in de waardering:

“Het mooiste compliment was dat Evos me als referentie wil gebruiken. Dat laat wel zien dat je als student écht impact kunt maken.”

Ook optimaliseren?

Of het nu gaat om planning, data, veiligheid of procesoptimalisatie: onze Project Engineers helpen je graag verder.