Dat het aantal opdrachten bij Ivy Global in de afgelopen jaren flink is toegenomen, is natuurlijk heel mooi. Maar die toename zorgde wel voor een nieuwe uitdaging: het vervoer van studenten van en naar de betreffende bedrijven, die vaak niet op de best te bereiken plekken liggen. Watse Weber, technisch accountmanager bij Ivy, ging op zoek naar een oplossing voor dit probleem en vond dat bij WeGo.

“Bedrijven waar onze studenten werken liggen vaak op zulke afgelegen plekken dat ze met het openbaar vervoer en / of met de fiets lastig te bereiken zijn. Dat dit problemen opleverde, merkten we 4,5 jaar geleden: we moesten echt auto’s gaan aanschaffen. Aanvankelijk hadden we vrij beperkte middelen, waardoor de eerste auto een Nissan Micra van 450 euro was die aan alle kanten uit elkaar viel. Vervolgens hadden we nog een paar van die oude barrels: een Opel Corsa en een Ford Ka.

Eerste leaseauto

Op een gegeven moment konden we een opdracht doen met PitPoint - toen CNG-net. Zij comprimeren het aardgas waar bussen op rijden en hebben overal in Nederland laadstations staan, eigenlijk een soort tankstations. Het was onze opdracht om die stations te controleren op configuratie. Een leuke opdracht, maar het maakte wel dat onze studenten naar plekken in de buurt van Groningen moesten afreizen. Niet zo’n pretje in een Micraatje. PitPoint heeft ons aangeboden een Volkswagen Up te leasen. De facturen mochten we naar hen sturen. Onze eerste leaseauto is dus mede mogelijk gemaakt door PitPoint. Hierop volgde een andere leaseauto en daarna kwam er nog een bij. Op een gegeven moment hadden we een stuk of acht van die Ups rondrijden.

Geen systeem

Van coördinatie onzerzijds was echter geen sprake. Reserveringen, wie er in de auto had gereden, sleutelmanagement, een systeem was ver te zoeken. We maakten gebruik van TrackJack, waarmee je puur de afgelegde routes van de auto’s bijhoudt. En we zijn een spreadsheet gaan bijhouden waarin we reserveringen noteerden. Dit werkt prima met zes of zeven auto’s, maar als je er dertien of veertien hebt niet meer en zoveel hadden we er na een tijdje. Bovendien moesten studenten altijd naar kantoor komen om autosleutels op te halen en terug te brengen. We wilden immers niet dat ze zouden rondzwerven bij hen thuis. Daarnaast kwam het ook regelmatig voor dat het onduidelijk was waar de auto op dat moment stond en dat moest dan weer geverifieerd worden bij degene die de auto de dag ervoor had.

WeGo

Tijd voor een systeem dus. We zijn gaan nadenken: stel dat we een wagenpark van honderd auto’s hebben, hoe ziet de situatie er dan uit? Ik ben gaan kijken naar systemen die mobiliteit gemakkelijker maken. Greenwheels kwam voorbij, net als Car2Go, Connectcar en WeGo. Van al die systemen heb ik de voor- en nadelen en de relevantie voor ons afgewogen. Uiteindelijk ben ik uitgekomen bij WeGo. Zij geven de mogelijkheid om de sleutels in de auto’s te laten, hebben een GPS-tracker waardoor de locatie van de auto inzichtelijk is en een compleet reserveringssysteem waar je data uithaalt om je bezetting te analyseren. Op die manier kun je voorspellen wanneer het tijd is om nieuwe auto’s aan te schaffen. WeGo biedt een gebruiksvriendelijk systeem waar we tevreden mee zijn.

Interne ANWB

Het beheer van het wagenpark is in principe in mijn handen. Ik ben verantwoordelijk voor het contract en het contact met WeGo, maar Maurits, een student van ons, heeft de coördinatie overgenomen. Hij is acht uur per week bezig met de leaseauto’s: het regelen van onderhoudsbeurten, zorgen dat alle auto’s een ijskrabber hebben wanneer nodig en startkabels komen brengen als een auto stilstaat. Maurits is eigenlijk onze interne ANWB.”