Toen ze bij vleesverwerker Vion in Boxtel het onderhoudsbeheersysteem Ultimo aanschaften, merkten ze dat het vullen en inrichten ervan best nog wel wat tijd in beslag nam. Als gebruiker krijg je het nieuwe onderhoudsbeheersysteem namelijk leeg aangeleverd. Na een belletje met Ultimo, besloten ze bij Vion om Ivy Global in de arm te nemen.

Mogelijkheden te over

"We kregen het niet echt van de grond. De hoeveelheid informatie, de structuuropbouw, daar ben je echt weken mee bezig. Met hulp van studenten kwamen we er, zij zijn er echt aan gaan zitten", vertelt Leon Veraa van Vion. De grootste doelstelling van Vion was het kunnen aantonen van verplicht onderhoud bij audits, vertelt projectmanager Henri Spekkink. "Komt de Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) langs, dan moeten ze laten zien dat ze aan alle eisen voldoen. Dat kunnen ze aantonen in en met behulp van een goed werkend onderhoudssysteem." De volgende stap in het proces richt zich op preventie van productieverstoringen. Henri: "Richt je een systeem zo in, dat je alle storingen kunt loggen - waar zat de storing, wat was de oorzaak, hoe is het opgelost? - dan, kun je de productie gaan optimaliseren door middel van analyse." 

Uiteindelijk gaat het systeem ook dienen om werkprocessen binnen de technische dienst aan te sturen. "Je ziet dan bijvoorbeeld wat de workload van komende maand is en wat er moet gebeuren. Het aansturen en inplannen van monteurs is stap 2. Ze kunnen in Ultimo hun beschikbaarheid aangeven. Gaan ze aan het werk, dan kunnen ze Ultimo gebruiken om te zien wat ze moeten doen en bij afronding melden ze de job gereed bij de werkvoorbereider. Zo is de loop weer gesloten", aldus Henri. Extra handig daaraan is de mobiele oplossing (voor smartphone of tablet) die Ultimo beschikbaar stelt. "Daarin open je je job en vink je af wat je hebt uitgevoerd, je hoeft dus niet meer papiertjes uit te draaien en terug te sturen. Het staat direct in het systeem, dat scheelt veel werk."

Uitdagingen

Vanuit Ivy startte student Jeroen bij Vion met de implementatie van Ultimo, daarna nam Sebbe het van hem over. Na het in gebruik nemen van Ultimo heeft hij het systeem in de vorm van presentaties uitgelegd aan groepen monteurs. "Mijn taak is vooral het begeleiden van monteurs en werkvoorbereiders. Waar nodig pas ik dingen in het systeem aan, help ik als medewerkers vragen hebben en kijk ik naar handige nieuwe functies die kunnen bijdragen aan het werkgemak." Zo is Sebbe op dit moment bezig met het implementeren van een verlofkalender in het systeem, iets dat voorheen altijd in een Excel-bestand stond. "Er is echt heel veel mogelijk: een complete urenregistratie, de inventaris met onderdelen, het verwerken van contracten en werkvergunningen." Het werken met studenten bevalt Leon goed. "Ze zijn gefocust, komen met een doel hierheen en zijn in staat je werkelijk te helpen. En ze denken verder, bijvoorbeeld over het onderhoud, looproutes, gereedschapslijsten. De samenwerking is heel prettig: wij leveren de input, zij zorgen dat de uitwerking goed verloopt."

Voldoening

Vragen we Sebbe naar wat hij leert bij Vion, dan komt vooral het sociale aspect naar boven.  "Het omgaan met mensen, het afstappen op collega’s, het communiceren, dat gedeelte. Het werken met de software gaat voor mij dan weer een stuk eenvoudiger, daar was ik binnen een paar dagen wel uit." Het uitleggen van het systeem aan monteurs vindt hij een leuke uitdaging. "Sommige mensen moet je vijf keer iets laten zien voordat het kwartje valt, maar het is mooi om te zien als het dan lukt. Ik probeer zoveel mogelijk te focussen op het nut ervan voor hen, in plaats van als een soort leraar op te treden. Ik probeer te laten zien dat het hun werk een stuk makkelijker kan maken. Op die manier lukt het me om monteurs enthousiast te maken, dat is fijn."