Steeds meer bedrijven zijn de laatste jaren bezig met het digitaliseren van hun archief. Grote, stalen archiefkasten met ontelbaar veel papierwerk worden vervangen door harde schijven en Document Management Systemen (DMS).

Een document management systeem is een hulpmiddel om allerlei soorten bestanden op te slaan, metadata aan toe te voegen en in te verwerken. Maar welk systeem is nou het juiste? Er zijn inmiddels honderden, zo niet duizenden, aanbieders van deze DMS-software. Des te belangrijker om bij je pakketselectie goed na te gaan wat je wil, wat er nodig is en hoe het systeem is toe te passen.

We kunnen je helpen bij het selecteren van het juiste DMS, zoals we bij Rubis Terminal bijvoorbeeld hebben gedaan. Mocht je echter alvast zelf voor jouw bedrijf een eerste selectie doen, heeft Ivy’er Thijs van der Burg een aantal tips en handvaten voor het selecteren van een passend document management systeem. Hieronder zijn 5 tips:

1. Bedenk de functionaliteit

Zoals gezegd zijn er honderden makers van DMS-systemen. Het zoeken naar het juiste kan dus een speld in een hooiberg-verhaal worden. Daarom is het extra belangrijk eerst zélf te bedenken welke functionaliteit je zoekt in een DMS. Moet de te verwerken informatie uitgebreid zijn of juist beperkt? Is het van belang dat je technische dienst aanpassingen door kan voeren, of is slechts een digitalisering van het archief genoeg? Waarom het belangrijk is eerst zelf na te gaan wat je nodig hebt? Als je eerst kijkt naar wat pakketten kunnen, bedenk je eerder hoe de functies gebruikt kunnen worden, in plaats van dat je voor je bedrijf de essentie van een te kiezen DMS bedenkt.

2. Doe inspiratie op

Nadat de boodschappenlijst is samengesteld met eisen die je hebt gesteld waar een DMS aan moet voldoen, is het goed te oriënteren en inspiratie op te doen. Wat kunnen de pakketten die op de markt komen? En in hoeverre komt dat overeen met de functies die je eerder hebt bedacht? Door deze volgorde aan te houden, sorteer je voor en kan je alvast wat pakketten uitsluiten. Stel per overgebleven DMS dan zo objectief mogelijk een lijst van eigenschappen en functies op die je daadwerkelijk nodig hebt.

3. Eisen voor DMS software

Het is vanzelfsprekend, maar stel vooraf een lijst van eisen en wensen op voor de software van het te kiezen DMS. Hier hebben we bij Ivy Global overigens de nodige ervaring in, dus daar helpen we je graag bij.

4. Eisen voor de leverancier

Er zijn in de wereld van het document management systeem talloze aanbieders. Het is handig en verstandig om goed naar de leverancier te kijken, want het kan zijn dat je deze na aanschaf van een DMS nog weleens nodig hebt. De volgende punten zijn belangrijk:

• Hoe zit het met de ondersteuning vanuit de leverancier? Biedt deze 24 uur per dag service, of is dat beperkt?
• Is de leverancier in Nederland gevestigd of biedt het support en service in het Nederlands? Ga binnen je bedrijf na of je dat fijn vindt of eigenlijk niet per definitie nodig hebt.
• Is het mogelijk om te switchen van leverancier, maar hetzelfde systeem te gebruiken? Mocht de liefde met de leverancier over zijn, is het fijn om niet naar een ander systeem over te hoeven stappen als die wel goed functioneert. Het is dan fijn als een andere leverancier het dan over kan nemen.

5. Gebruik een demo

Veel aanbieders van DMS-pakketten hebben een demo beschikbaar. Naast jouw eisen en wensen, is het vooral belangrijk dat het systeem ‘klopt’. Is de route in het systeem logisch? Is de lay-out overzichtelijk? Zitten alle door jou gewenste functies erop en zijn deze makkelijk te gebruiken? Blijf vooral kritisch vragen stellen aan de leverancier, ook bij gebruik van de demo. Aangezien de markt van DMS flink concurrerend is, is volgens leveranciers zo’n beetje alles mogelijk. Dit is achteraf niet altijd het geval.

Hopelijk helpen deze 5 tips van Thijs je een eindje op weg in de jungle die DMS-selectie heet. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op!

Ook samenwerken?

Wil je weten wat we voor jouw technisch bedrijf kunnen doen? Neem contact op Erik. Hij legt je graag alle mogelijkheden uit.