Voor het wegwerken van een enorme backlog kan je natuurlijk Ivy Global inschakelen. Alleen kunnen onze studenten ook helpen met het voorkomen van de zo’n achterstand. Olivier le Blanc deed dit de voorbije maanden bij Teva.

De machines van een farmaceutisch bedrijf als Teva moeten worden onderhouden, gekalibreerd en gevalideerd om te zorgen dat er altijd medicijnen gemaakt worden die van perfecte kwaliteit zijn. ‘Dat onderhoud kan verschillen per installatie en dat gedane onderhoud moet worden bijgehouden. Dat wordt gedaan via een periodic review’, zo legt Olivier, afgestudeerd in technische bedrijfskunde, uit. ‘Dit wordt van te voren toegeschreven aan een bepaalde week, bijvoorbeeld weeknummer 25. Daaromheen zit dan een maand marge om de opdracht te voltooien, dus dan moet het onderhoud tussen week 23 en 27 worden uitgevoerd. Gebeurt dit niet, dan moet daar een reden voor zijn. Alleen dat rapporteren ging veel te langzaam.’

Die periodic review moet worden opgesteld om de kwaliteitsbetrouwbaarheid naar de klant te kunnen waarborgen. ‘Daarbij was het onderliggende probleem dat bepaalde onderliggende processen niet goed geborgd waren’, zegt Jesper Diebels, maintenance manager bij Teva. ‘Het gevolg was dat we achteraf heel veel correctiewerk moesten doen.’ Daar moest Olivier verandering in brengen. ‘In mijn eerste weken ben ik vooral gaan observeren en analyseren: hoe maakt Teva dat rapport? Daarna ben ik mij bezig gaan houden met het verbeteren van het proces, zodat die rapporten altijd op tijd af komen. Ze haalden continu de deadlines niet. Toen ik halverwege november bij Teva begon, waren ze nog met de backlog bezig van januari 2020. Dus dat proces moest geoptimaliseerd worden.’  

Effect van je verbetering

Voor hij aan de slag ging, kreeg Olivier een belangrijke tip van zijn projectmanager Remco Simmer mee: ‘‘Het effect van een verandering is de kwaliteit van je verbetering keer de acceptatie van je verbetering.’ Dus het is heel belangrijk dat de mensen hier het ook accepteren als je een verandering doorvoert. Want je kan het beste verbeterpunt ooit aandragen, als de mensen het niet accepteren, dan haalt het niets uit. Daardoor moest ik in het begin zoeken, zodat ik hun manier van werken en denken kon begrijpen. Alleen op die manier kon ik punten aandragen die zij snappen en willen gebruiken.’ 

Dus ging Olivier niet te rigoureus aan de slag. Hij richtte zich veel op het soepeler laten lopen van het huidige proces. ‘Bijvoorbeeld op het gebied van operational standard work (OSW), dat is een handleiding annex gebruiksaanwijzing over de aanpak van bepaalde processen als verdieping van hun SOP’s (standard operational procedure). Zo heb ik een OSW geschreven voor hun overschrijdingsformulieren. Dat is een verklaring waarin staat wat de reden is als je te laat (of te vroeg) bent met het uitvoeren van het onderhoud. Zo’n formulier ontbrak heel vaak, waardoor het allemaal onnodig lang duurde en er een backlog ontstond. Ook hun SOP’s heb ik aangepast in een voorstel dat zij zelf moeten doorvoeren, omdat veel van de handelingen die daarin stonden gedateerd zijn. Door dat allemaal uit te zoeken en goed neer te zetten, is het nu een stuk duidelijker hoe al die processen behoren te verlopen. Dat helpt al enorm.’

Flatten the curve

‘Daarnaast heb ik een aantal overzichten en tools gemaakt, die het voor mij makkelijker maakten om te werken. Die tools geef ik nu door aan hen. Of zij dat allemaal even goed kunnen gebruiken ligt ook heel erg aan hoe iemand een rapport opstelt.’ Maar niet alle overzichten gaan over de rapporten zelf. ‘Zo heb ik een grafiek gemaakt van het uit te voeren onderhoud in de komende jaren. Daarin zag je heel duidelijk dat het niet mooi evenredig verdeeld was. Ze schrijven hun periodic reviews over het algemeen één keer in de drie jaar en eind 2020, en dus ook eind 2023, zat er een enorme piek aan op te stellen periodic reviews. Dat was ook de reden dat er nu een grote achterstand was opgebouwd. Daarom heb ik een voorstel gedaan om verschillende periodic reviews te verplaatsen, zodat je niet de ene maand van die pieken hebt en de volgende maand amper iets hoeft te doen.’

Teva had eerder al projecten door Ivy Global laten uitvoeren, waaronder een procesmatig backlogproject. Dus klopte Jesper ook dit keer aan en met succes. ‘Aan ons is het nu om de procesbeschrijvingen die hij heeft uitgewerkt te gaan borgen. En de tools die Olivier gemaakt heeft daar hebben wij zeker wat aan. Het zijn bovendien geen moeilijke tools om te implementeren en te leren. Als je een halfuur de tijd neemt om het uit te leggen aan de uitvoerder, dan kan hij daar al mee uit de voeten.’