Sinds precies een jaar geleden de eerste intelligente lockdown in Nederland werd aangekondigd, verloopt steeds meer werk via digitale processen. Ook Ivy Global zette de voorbije periode een mooie stap en vroeg met succes SLIM-subsidie aan voor ontwikkelingen van een kennis en e-learningplatform.

Het idee hiervoor komt niet uit de lucht vallen. ‘We liepen al langer met plannen rond om enkele praktische modules te ontwikkelen en de kennis die er binnen het bedrijf aanwezig is digitaal beschikbaar te stellen voor onze studenten. Om dat te ontwikkelen hebben we de SLIM-subsidie aangevraagd’, zo legt projectmanager Edwin Talen uit. Als gevolg van de coronapandemie is het proces hiervoor versneld. ‘Door corona wil je zoveel mogelijk dingen digitaliseren. Iedereen is nu extra bezig met de digitale transformatie’, zegt projectmanager Wietse Jelsma.

Samenwerking met Thingks

Het platform wordt ontwikkeld in samenwerking met Thingks. Daarvoor worden er voorlopig in ieder geval twee modules ontwikkeld: het onboardingsproces en de eerste dag bij de klant. Ook wordt een van de trainingen van Zaam (de P6-training) omgezet tot een digitaal pakket. ‘Thingks heeft een studio waar er mooie video-opnames gemaakt kunnen worden. Misschien dat we later ook zelf eens een video maken om op het platform te zetten, maar de eerste trajecten voeren we in samenwerking met hen uit.’

Want bedoeling is dat de projectmanagers spoedig zelf het platform gaan verrijken. Dan wel met een video, dan wel met een andersoortige elearning. ‘In de toekomst willen we de content die er aangeboden wordt veel verder uitbreiden’, zegt Edwin. ‘Zo denken wij er bijvoorbeeld aan om soorten opdrachten toe te lichten. Dus als je een opdracht krijgt, waarbij je P&ID’s moet gaan aanpassen, kan je daar terugvinden wat dat allemaal inhoudt. Wat je kan verwachten. Waar je rekening mee moet houden. Door dat eens rustig door te nemen, weten de studenten wat er van hen verlangd wordt en komen ze beter voorbereid aan op hun eerste werkdag.’

‘Voor het delen van die kennis zijn we als projectmanagers dus zelf verantwoordelijk’, benadrukt Wietse. ‘Dan geven we bijvoorbeeld een instructie over hoe je een FMECA uitvoert of hoe een onderhoudsbeheersysteem in elkaar steekt. Er is zoveel ervaring en kennis binnen ons bedrijf, dat willen we op deze manier borgen. En misschien kunnen wij als projectmanagers zo ook nog van elkaar leren. Dat een van mijn collega’s een training ontwikkelt en dat ik die doorneem en denk: ‘Hé, dat is interessant.’ Dat zorgt ook weer voor interactie onderling.’

Onboardingsproces

Een module die er sowieso ontwikkeld wordt voor het platform zijn het onboardingsproces en de eerste werkdag. ‘Die wens om ons onboardingsproces te professionaliseren lag er al heel lang’, zegt Edwin. ‘Dat gaat over de manier waarop we een student kennis laten maken met ons verhaal als deze bij Ivy binnenkomt. De recruiters vonden dat ze best veel belangrijke zaken moesten vertellen in een kort tijdsbestek, waardoor de informatiedichtheid heel hoog werd. Het werd als snel een erg eenzijdig gesprek, waarin ze alleen maar informatie aan het zenden waren naar de student. En je wil ze niet overrompelen tijdens zo’n gesprek, je wil dat ze zich welkom voelen. Dat kan ook omdat er heel veel dingen zijn die voor iedere werknemer altijd hetzelfde zijn: hoe je je uren moet invoeren. Hoe je een van de dienstauto’s kan gebruiken. Dat hoeft dus niet altijd face-to-face uitgelegd te worden. Als je daar een goede instructie van hebt, kan dat prima online en heb je tijdens het gesprek met de persoonlijke focus.’

Een ander voordeel is dat de student op elk gewenst moment thuis nog even alles rustig kan doornemen. Dat betekent dus niet dat het face-to-face inwerkgesprek en het persoonlijke contact helemaal verdwijnt. ‘Dat gesprek blijft er. Daarin zit dan bijvoorbeeld de contractondertekening en het geeft ons de ruimte om dingen door te nemen die specifiek zijn aan het project.’ 

Wietse en Edwin kijken erg uit naar de eerste oplevering van het platform. ‘Met behulp van Thingks denken we onze kennis en de belangrijke praktische informatie op een goede en attractieve manier vast te leggen, zodat alles op een centrale plek te vinden is. Daar kunnen niet alleen de studenten van profiteren, maar ook wij zelf en onze klanten.’