Niet alleen voor Ivy Globals eigen klanten proberen onze medewerkers alles zo
gebruiksvriendelijk mogelijk te maken, maar ook voor hún klanten. Een mooi voorbeeld hiervan is het werk dat Ivy'er Niels Straver onlangs heeft verricht voor Evos, een toonaangevend opslagbedrijf in de Rotterdamse haven. Dankzij zijn inzet heeft Evos nu een soepel en klantgericht boekingssysteem dat de dagelijkse processen naar een hoger niveau tilt. 

Momenteel richt Niels zich weer op zijn master, maar eerder dit jaar ging hij bij Evos aan de slag nadat hij op haast klassieke wijze kennismaakte met Ivy. “Een vriend van mij voerde hier al projecten uit en ik was op zoek naar werk na mijn bachelor. Vrijwel direct nadat ik mij had aangemeld, kon ik aan de slag bij Evos. Een opdracht in de haven Rotterdam, daarvan dacht ik onmiddellijk: dat moet ik nú doen, want die kans krijg ik later nooit meer.”

De uitdaging: een klantvriendelijker boekingssysteem voor Evos 

Evos slaat op grote schaal methanol en ethanol op en biedt klanten drie mogelijkheden om hun bestellingen op te halen: per vrachtwagen, boot, of trein. Niels richtte zich speciaal op het verbeteren van het afhaalproces voor vrachtwagens. Voorheen verliep dit via e-mail: klanten stuurden hun bestelling naar Evos en medewerkers moesten alles handmatig invoeren. Dit leverde veel werk op en zorgde regelmatig voor vertragingen en misverstanden. 

“Het was vaak een heen-en-weer van e-mails om bijvoorbeeld een nieuw tijdslot aan te vragen”, vertelt Niels. “Dat kon makkelijker.” Daarom besloot Evos te gaan werken met een boekingssysteem van externe partij. “Elke klant krijgt daarvoor een eigen account, waarmee deze zelf een ordernummer kan aanvragen en een tijdslot kan inplannen. Dat tijdslot wordt automatisch doorgestuurd naar de poort waar de trucks arriveren. Zelfs als er dan last-minute wijzigingen zijn, hebben ze aan de poort ook een schema dat up-to-date is.”

Van testen tot perfectioneren 

Voordat het systeem uitgerold werd, stortte Niels zich op het testen en optimaliseren ervan. “Ik meldde mij aan als klant en onderzocht of er bugs waren, gaf feedback op wat er beter kon en wat nog een goede functie zou kunnen zijn. Allemaal, zodat het systeem zo gebruiksvriendelijk mogelijk was als het in gebruik werd genomen. Tot slot, maakte ik voor alle bestaande klanten een account aan en stuurde ik ze een mail om ze zo goed op weg te helpen.”

Een van de handige verbeteringen die hij doorvoerde, was de toevoeging van een kalenderfunctie. “Aanvankelijk konden klanten maar één dag vooruit of achteruit bladeren, dat was niet ideaal. Nu hebben ze een complete kalender voor zich, wat de planning veel overzichtelijker maakt.” Ook de navigatiebalk werd aangepakt voor een intuïtieve gebruikerservaring. Daarnaast signaleerde Niels enkele hardnekkige bugs. "Zoals dat een tijdslot ook verdween als de order uiteindelijk niet werd afgerond." In zo’n geval schakelde hij direct met de ontwikkelaars om deze problemen op te lossen. 

Een succesvolle samenwerking 

Dankzij Niels’ inzet en oog voor detail is Evos nu uitgerust met een efficiënt en klantgericht boekingssysteem. Klanten kunnen hun bestellingen gemakkelijk beheren, en Evos is helemaal klaar voor een toekomst waarin alles soepel en gestroomlijnd verloopt.

Niels kijkt enthousiast terug op zijn project bij Evos. “Ze waren enorm blij met het eindresultaat en lieten weten dat ze als referentie voor me wilden optreden, wat een geweldig compliment is. Vooral het testen en opsporen van bugs vond ik interessant, al was het invullen van orders soms wat simpel. Maar de sfeer maakte alles goed. Iedereen binnen Evos kwam even een praatje maken, dus dat heb ik als heel positief ervaren.”