Ivy'ers zijn handig in het ontwikkelen van tooltjes, die voor een flinke verlaging van de werklast zorgen. Scott en Willem vertellen over de toepassingen die zij hebben ontwikkeld.

Voor een klant van Ivy Global kregen Scott en Willem de opdracht om het documentbeheer eens goed onder handen te nemen en op orde te brengen. Een klus van formaat. De twee Ivy’ers lieten zien dat met een paar slimmigheidjes en door hen zelf ontwikkelde tooltjes zo’n grote taak een stuk makkelijker wordt.

Inventariseren

De eerste stap was om een inventarisatie te maken. “De hele documentatie van deze klant is vroeger op allerlei verschillende schijven opgeslagen”, zo vertellen Scott en Willem. “Aan ons was gevraagd om dat inzichtelijk te maken, zodat duidelijk is welk document waar staat en welke versie het betreft.” De omvang van de complete database die zij moesten doorspitten bedroeg 14.000 documenten, waarbij een document meerdere bestanden kon bevatten, zoals technische tekeningen en pdf’s van verschillende revisies. Ook de tekensoftware die het bedrijf gebruikt zorgde vaak voor meerdere bestanden in een document. Oftewel, alles bij elkaar stonden er zo’n 500.000 bestanden klaar om bekeken en beoordeeld te worden door Scott en Willem.  

“Dat is natuurlijk onbegonnen werk”, zo zagen ze zelf ook wel in. “Voor al die documentnummers kunnen we niet keer op keer alle netwerkschijven afstruinen. Daarom we hebben een tooltje ontwikkeld dat voor ons elke schijf en elke netwerkmap kon bezoeken. Dat tooltje zette vervolgens elk bestand in een lange Excel-lijst.” Het Excel-bestand dat ontstond, bestond dus wel nog altijd uit een half miljoen regels. Het overzicht dat Scott en Willem kregen door alle gegevens op één makkelijk doorzoekbare locatie te hebben, was echter een groot voordeel. “We wisten de bestandsnaam, waar we het terug konden vinden, hoe groot het is, wat voor extensie het heeft, et cetera. Bovendien staat het in de documentnaam vaak aangegeven als het om een revisie gaat, dus die konden we er daardoor gelijk uitfilteren.”

Ontdubbelen

De volgende taak was om tooltjes te creëren die helpen het werk behapbaarder te maken. “Zo hebben we een tool ontwikkeld, die alle pdf’jes met elkaar kan vergelijken en vervolgens de dubbele eruit haalt. In sommige gevallen stond één pdf er wel tien keer tussen. Dat is veel. Zeker als je je bedenkt dat wij elke tekening moeten bekijken en beoordelen. Per dertig pdf’s hielden we er uiteindelijk zo’n zes over. Het is vooral de snelheid van werken die daardoor een stuk hoger ligt. De bestanden worden nu van verschillende netwerklocaties naar de juiste locatie gekopieerd en daarbij wordt direct een deel van de metadata gecheckt.” De gemaakte macro’s worden aangestuurd vanuit de programmeertaal Python. Daarvoor kozen ze omdat de mogelijkheden van Excel beperkt zijn. “Python doet het harde werk en Excel zorgt voor de visualisatie ervan.”

De hier toegepaste trucjes zijn volgens Scott en Willem goed bij andere klanten te implementeren. “Het is alleen wel fijn als de bestanden enigszins gestructureerd zijn opgeslagen. Bij deze klant gold dat maar half. Het was toen wij binnenkwamen een redelijke chaos, maar gelukkig was er wel al een poging gedaan om bij een deel van de documenten de naamgeving te verbeteren. Daardoor konden wij makkelijker aan de slag. Alle andere slimmigheidjes die we hebben toegepast zijn heel afhankelijk van de locatie waar je werkt, want ieder bedrijf heeft zijn cloud of DMS net wat anders ingericht.”

Handmatige controle

Dat er bij een andere klant weer nieuw uitzoekwerk aan te pas zal komen, is geen straf. “Elke technische student die programmeren leuk vindt en bereid is om het een en ander uit te zoeken, kan deze opdracht goed uitvoeren. Het is leuk om je in iets nieuws te verdiepen en werkende tooltjes te maken die heel wat werk besparen. We zijn nu een laatste handmatige controle aan het uitvoeren, want het is natuurlijk erg belangrijk dat alles klopt. De uitgezochte bestanden moeten straks naar het sharepoint, waar engineers de verschillende tekeningen kunnen opvragen. Van de document controller hebben wij veel complimenten en lof ontvangen. Dit maakt zijn werk echt vele malen makkelijker.”