In de vorige blog vertelden we al wat je moet doen voordat je gebruik kan gaan maken van een onderhoudsbeheersysteem (obs). In deze blog gaan we in op wat er moet gebeuren als het onderhoudsbeheersysteem eenmaal staat en wat je er verder nog mee kan.

Onderhoud onderhouden

Het hebben van onderhoudsbeheersysteem zelf vergt ook onderhoud. Steeds wanneer er in het bedrijf veranderingen zijn in de assets, moet dat ook tot een wijziging leiden in het onderhoudsbeheersysteem. Het grootste gevaar daarin zit hem bij grote projecten die worden opgeleverd onder tijdsdruk. De assets van dat project moeten na oplevering in het onderhoudsbeheersysteem gezet worden, want pas dan komt het in de gebruikersfase en gaan we het gaan onderhouden. Alleen wat je vaak ziet is dat die laatste stap of niet goed wordt begeleid of niet goed wordt overgedragen.

Ivy Global wordt dan vaak pas achteraf ingeroepen als er in dat bijhouden een bepaalde achterstand is opgebouwd. Dan heerst er binnen Ivy altijd zoiets van: ‘Dat is heel goed. Leuk dat wij gevraagd zijn om het op te lossen’, maar wij vinden het eigenlijk interessanter om te kijken hoe die achterstand tot stand is gekomen. Is er geen betere manier waarop de klant het voortaan kan aanpakken? Bedrijven onderschatten het nog wel eens, maar je onderhoudsbeheersysteem is omdat het zoveel kan en zoveel doet essentieel. Daarom is het belangrijk om alle veranderingen goed bij te houden. Voor ons is het echt nulpunt van een bedrijf: het veld. Daarna komen je tekeningen en heel kort daarna komt het onderhoudsbeheersysteem.

Als je dat allemaal op orde hebt: het bijhouden en het in kaart brengen van nieuwe assets, dan heb je iets waar je altijd op terug kan grijpen. Dan loop je niet achteraf tegen dingen aan die niet op orde zijn. Want als dat wel gebeurt, dan kan dat binnen je bedrijf heel veel frustratie opleveren. Bij de monteurs bijvoorbeeld. Als het systeem niet bijgehouden is, krijgen monteurs steeds werkorders voor assets die vervolgens allang weggehaald blijken te zijn. Of voor een pomp die vervangen is door een nieuw type, waardoor het zware onderhoud dat voor de oude pomp op de planning stond niet meer relevant is. Zeker binnen de maintenance afdeling is het onderhoudsbeheersysteem een soort levensader. Maar ook voor de financiële mensen kan het een nachtmerrie zijn. Dat bijvoorbeeld de kostenplaatsen zijn veranderd of kosten anders worden doorberekend.

Zekerheid

Het onderhoudsbeheersysteem geeft een bepaalde zekerheid bij het checken van informatie over de assets. Hoe lekker is het als je weet dat al je werkorders goed zijn gelogd? Stel de inspectie komt langs en vraagt: ‘Wat voor onderhoud is er de afgelopen twee jaar gedaan op die veiligheidsklep?’ Dan kan je met een paar drukken op de knop laten zien: zo ziet het eruit, dit is het onderhoud, op deze dagen zijn deze inspecties uitgevoerd, dit is de log van het gedane werk. Daarbij komt dat als dat niet goed is bijgehouden de welbekende kwaliteitscirkel van Deming plan-do-check-act niet rondkomt. Dan is de verbeterslag vaak niet mogelijk. Wij zien dat veel bedrijven wel bezig zijn met het plannen van onderhoud, dus zorgen dat het gebeurt. Alleen het volgende stapje wordt vaak vergeten.

Slimmigheidjes

Je kan het onderhoudsbeheersysteem heel slim maken door bijvoorbeeld door te linken naar je documentatie. Wat bijvoorbeeld handig kan zijn om te doen, is om een linkje plaatsen naar het documentmanagementsysteem (dms) of je sharepoint, waar je alle foto’s, reparatiebonnen, technische tekeningen en manuals kwijt kan.

Je kan je hele onderhoudsbeheersysteem bovendien zo inrichten dat je van die hele papieren rompslomp af bent. Je kan de inspecties digitaal laten uitvoeren. Door de inspecteurs op pad te sturen met een tablet, waarop ze dan vanuit het onderhoudsbeheersysteem alle bijbehorende documenten tevoorschijn kunnen toveren. Dat levert enorm veel voordelen op. De gedane inspectie wordt direct goed gelogd, er zijn geen papieren die kwijt kunnen raken of handschriften die niet leesbaar zijn. Het zijn bovendien allemaal gerichte vragen die ze moeten beantwoorden, bijvoorbeeld over de meetwaarden. Én niemand hoeft alles over te typen. Dat scheelt tijd en verkleint de kans op fouten.

Bij een klant hebben we er onlangs voor gezorgd dat alle inspecties digitaal verlopen en dat is echt heel gaaf. In het begin waren de monteurs nog wel aan het twijfelen over dat gedoe met zo’n tablet. Maar al snel zeiden ze: ‘Geef mij die tablet maar!’ Die monteurs zijn niet monteurs geworden omdat ze gek zijn op het doen van administratie, maar op het technische werk. Dus daarin moet je als bedrijf faciliterend zijn en dat kan met een goed onderhoudsbeheersysteem. En inderdaad. Dit soort systemen invoeren is niet altijd even makkelijk, maar de winst is gigantisch.