Je onderhoudsbeheersysteem (OBS) loopt waarschijnlijk niet synchroon met wat er buiten in de fabriek gebeurt. Dat is geen aanval, maar de realiteit bij veel technische diensten. Projecten worden onder tijdsdruk opgeleverd, installaties aangepast en die laatste stap — het bijwerken van het systeem — schuift door naar “een rustig moment”.

Dat moment komt zelden.

De sluipmoordenaar van je productiviteit

Die achterstand voelt misschien administratief, maar in de praktijk is het een blok aan je been. Je bent niet aan het verbeteren, je bent aan het corrigeren. Tijd verdwijnt in het uitzoeken waarom werkorders niet kloppen of waar die ene pomp gebleven is -  waardoor verbeteren structureel blijft liggen. 

Optimalisatie blijft zo iets voor later, terwijl de achterstand rustig doorgroeit 

Op de vloer klopt het niet. In de boardroom merk je het te laat.

Voor een monteur is een vervuild OBS directe frustratie. Preventief onderhoud op een asset die drie maanden geleden is gesloopt. Een manual die niet past bij de machine waar hij voor staat. Of een technische tekening die niet overeenkomt met wat hij ziet. Op dat moment stopt hij met vertrouwen op het systeem en werkt hij eromheen.

Preventief onderhoud verandert zo ongemerkt in improvisatie.

Hoger in de organisatie zie je het effect minder direct. Investeringsbeslissingen worden genomen op basis van data die achterloopt op de praktijk. CAPEX-onderbouwingen zijn logisch opgebouwd, maar rusten op aannames die niet meer kloppen.

Dashboards zijn geen wondermiddel

Veel organisaties hangen hun hoop aan dashboards. Power BI erop, grafieken strak, alles netjes bij elkaar. Maar een dashboard corrigeert geen fouten. Het laat zien wat er in het systeem zit.

Als het OBS achterloopt, doet een dashboard dat ook. Dan kijk je naar historie terwijl je denkt dat je stuurt op inzicht.

Dat verandert pas als asset data aansluit op wat er buiten gebeurt, zoals bij Aa en Maas, waar data uit het veld niet werd overgetypt maar direct bruikbaar werd gemaakt.

Documentatie die niet meebeweegt, vertraagt alles

Hetzelfde probleem zie je bij documentatie. Technische tekeningen, P&ID’s en manuals leven vaak in een apart documentmanagementsysteem (DMS) of op SharePoint, los van het OBS. Zodra die koppeling ontbreekt, weet niemand welke versie leidend is.

Monteurs zoeken, vergelijken en twijfelen. Engineers werken met verouderde tekeningen. En wijzigingen die in het veld zijn doorgevoerd, vinden hun weg niet terug naar de documentatie.

Bij Stedin werd zichtbaar hoeveel tijd en ruis dit oplevert,  en hoeveel rust het geeft als technische documentatie wél eenduidig en gekoppeld is aan de juiste assets.

Eerst bij zijn, dan pas vooruit

AI, predictive maintenance en optimalisatie klinken aantrekkelijk. Maar zolang het OBS achterloopt, blijf je herstellen in plaats van vooruitgaan. Zonder betrouwbare basis wordt voorspellen vooral gokken.

Wie het OBS en het DMS weer laat aansluiten op de praktijk, merkt dat beslissingen minder discussie oproepen. En dat systemen weer iets worden waar mensen op vertrouwen.

Twijfel je of je OBS nog klopt? Die twijfel is meestal een teken dat je gelijk hebt. Wij zijn niet vies van een beetje data-archeologie: we trekken de boel weer strak, zodat je systeem weer doet waarvoor het bedoeld is.