Maasvlakte Olie Terminal (MOT) is één van de bedrijven waar Ivy Global al jaren over de vloer komt voor het as-built houden van de tekeningen en andere documenten. Al sinds 2015 worden de daarbij behorende taken uitbesteed aan een Ivy-projectmanager en enkele -projectmedewerkers. De as-built as a service wordt met grote tevredenheid afgenomen door MOT.

Inmiddels is het een heel divers pakket aan klussen geworden die Ivy Global op zich neemt. Zo wordt ieder jaar de as-built informatie up-to-date gebracht in het onderhoudsbeheersysteem als gevolg van de gedane projecten en aanpassingen. Daarnaast houdt Ivy zich bezig met:

• FMECA’s, bijvoorbeeld als er nieuwe assets op de terminal zijn
• HAZOP-studies 
• Sparepartanalyses 
• PI&D’s 

Dat Ivy deze taken nu al jaren op zich neemt, zorgt voor continuïteit bij het as-built houden van de tekeningen en documenten van MOT. Dat brengt verschillende voordelen met zich mee, vertelt Stefan Platteschorre, head of maintenance bij MOT. ‘Ten eerste, de meest voordehand liggende, hoef je niet steeds opnieuw uit te leggen wat er moet gebeuren, omdat de kennis voor het uitvoeren van de taken al binnen Ivy aanwezig is. Daarnaast overziet degene die het werk doet sneller de raakvlakken met verschillende andere taken. Want wanneer wij een project op de terminal doen, vloeien daar weer nieuwe opdrachten uit voort. Soms heb je de FMECA die uitgevoerd moet worden, het onderhoud dat ingevoerd moet worden in het onderhoudsbeheersysteem of de HAZOP. Doordat Ivy bekend is met de materie van onze organisatie verloopt dat allemaal sneller, effectiever en efficiënter.’

iTanks

Dat MOT voor het as-built houden houden van de tekeningen bij Ivy Global uitkwam is niet heel gek, gelet op het feit dat Ivy is voortgekomen uit iTanks, dat weer ontstond bij MOT. ‘Zo kenden we Ivy-oprichter Jorn van der Schaaf en ook enkele andere medewerkers.’ Die connecties vormden destijds een makkelijke opstap naar deze samenwerking, maar dat dit verband zeven jaar na dato nog steeds actief en alleen maar uitgediept is, zegt genoeg over de tevredenheid. ‘De samenwerking verloopt heel goed, zeker door de aandacht vanuit de projectmanager voor ons.’

Ook over de studenten is Stefan te spreken. ‘Natuurlijk loopt het met de een soepeler dan met ander, maar we hebben een aantal hele goede gehad. Zeker de eerste die bij ons kwam, daar heb ik het nog steeds wel eens over. Je zag hem echt groeien binnen het bedrijf. Hij begon met heel simpel werk, maar door de kennis die hij vergaarde, zat hij op een gegeven moment in discussies waarbij onze aandeelhouders betrokken waren. Dan gaf hij uitleg over wat de uitgangspunten van het risicoconcept waren of waarom er bepaalde keuzes werden gemaakt. Dat is natuurlijk wat je wil. In het begin zat de projectmanager er bovenop, maar uiteindelijk moeten die studenten zelf hun broek ophouden in voorbereiding op het bedrijfsleven. Zo laat je ze proeven aan de industrie.’

Het was echter nooit aan de aan de orde dat de projectmedewerkers van Ivy vastgelegd werden door MOT. ‘Dat is niet de manier waarop wij werken. Wij huren dit soort expertise in, maar hebben niet een organisatie waar ze permanent in passen. Er zijn nu een bepaald aantal uren per maand die Ivy invult om onze tekeningen en documenten as-built te houden, maar dat beslaat geen volledige werkweek. Toch is het net te veel om door vaste medewerkers naast hun normale taken te laten uitvoeren. Daarom is deze service van Ivy voor ons de ideale oplossing.’