“Daar zijn we weer!” Niet zelden gebeurt het dat wij mogen terugkomen bij een klant voor een klus die in grote lijnen hetzelfde is als die van een jaar eerder. Dat is voor ons natuurlijk fijn, want dat betekent een extra gelegenheid om studenten aan het werk te zetten. Maar we kunnen het ons voorstellen dat dat onhandig aanvoelt. En bovenal: het is niet nodig.

Bij het gros van de opdrachten die Ivy Global uitvoert, gaat het om op orde brengen van de basis. “Dan moet je denken aan 60, misschien wel 70 procent van de klussen”, zegt projectmanager Remco Simmer. “Dan gaat het dus om achterstanden in rapportages wegwerken, het up-to-date brengen van documentatie die niet goed is bij gehouden of andere dingen die niet goed zijn verwerkt. Zo vallen nagenoeg al onze opdrachten die te maken hebben met P&ID’s automatisch al daaronder. Dat zijn opdrachten waar wij vaak voor worden ingehuurd en dat is aan de ene kant ook precies waar wij voor zijn. Dat op orde brengen van de basis doen we immers graag, maar we willen ook met de klant kijken naar hoe we kunnen voorkomen dat wij steeds opnieuw moeten langskomen. Dat je niet steeds diezelfde achterstanden oploopt.”

Dweilen met de kraan dicht

Binnen Ivy Global is er daar nu ook een metafoor voor bedacht. “Wanneer we alleen de boel op orde komen brengen, is het vaak dweilen met de kraan open. Maar omdat we ook willen helpen de achterliggende problemen op te lossen, dweilen we liever met de kraan dicht. Of tenminste, we willen die helpen dicht te draaien. Dan hoeven we niet over een halfjaar opnieuw te komen helpen met dweilen.” Sommige klanten kiezen er echter bewust voor om dat niet te doen. “Er zijn bedrijven waarbij we nu bijna jaarlijks terugkeren, om te kijken wat er allemaal gewijzigd is dat jaar en dat te verwerken. Toch is het dan slimmer om te kijken naar wát er precies is mis gegaan. Daarvoor moet er wel een bepaalde bereidheid van de klant vandaankomen.”

Zo is er bij een klant waar Ivy recent op zo’n project is gezet, nu ook besloten om te kijken naar het verbeteren van het proces. “Als we daarvoor zorgen, dan hoeven we niet steeds terug te komen om een achterstand weg te werken. Daar wordt de klant sowieso een stuk beter van. Maar ze hebben direct ook verwachtingen van ons. Ze willen resultaat zien. Het liefst snel bovendien. Het voordeel dat we hierbij hebben is dat onze studenten zélf het werk uitvoeren en daardoor het proces gaan begrijpen en dus niet de bestaande organisatie hoeven te belasten om het proces in kaart te kunnen brengen."

Laag hangend fruit

Toch komen er bij klanten vaak al snel kinken in de kabels bovendrijven, nog voordat de diepere analyse is begonnen. “Laag hangend fruit, dat je zonder moeite kan plukken”, zo typeert Remco dat. “Een simpel voorbeeld daarvan is dat er een klant was, waarbij er rapporten werden opgesteld met drie verschillende bijlagen. Alleen die bijlagen zaten allemaal in één grote map zonder enige structuur. Dus op het moment dat ze een bijlage nodig hadden, begonnen ze in die map al die documenten een voor een open te klikken. Dat is zonde van je tijd, want het is gewoon te voorkomen met het geven van een goede naam en codering. Dan hoef je dus niet meer te zoeken naar een document. Dat zijn verbeteringen, die verlangen geen diepgravende studie om eruit te pikken.”

Op die manier kan Ivy zowel op de korte als op de lange termijn verbeteringen aandragen. Eerst door het laag hangende fruit te oogsten en vervolgens door gericht te onderzoeken naar wat er nu daadwerkelijk gebeurt in de bedrijfsprocessen. Daarbij maakt Ivy gebruik van de Lean Six Sigma-aanpak. “Het is altijd een beetje afhankelijk van wat de klant wil en hoe gewend ze zijn ermee te werken, maar in principe is Lean Six Sigma er voor gemaakt. Als je het helemaal formeel wil doen volgens die aanpak, heb je bepaalde rollen nodig binnen het bedrijf en met tollgates werken, een soort van faseovergangen. Die klant heeft nu dan gezegd: ‘We vinden het goed dat jullie Lean Six Sigma toepassen, maar het hoeft niet zo formeel.’ Dat is gelukkig ook niet nodig. Het gaat er vooral om dat je het gedachtegoed ervan gebruikt. Daar ben ik zeker een voorstander van.”