Binnen een groot bedrijf vinden soms transities plaats, waarbij tal van verschillende projecten door elkaar heen lopen. MS Projects is een handige, maar soms ingewikkelde tool om alle projecten overzichtelijk in weer te geven. Ivy Global helpt bij verschillende bedrijven met het maken van zo’n planning.
Ivy’er Willem Limpers is ingehuurd om een planning te maken voor een grote olieterminal in opdracht van Perry Verhoef. “Er komen daar een hele hoop projecten aan, in de komende jaren tot 2022 wel een stuk of veertig”, vertelt Willem. “Het gaat daarbij voornamelijk om onderhoudsprojecten, die allemaal door elkaar heen lopen en dat zorgt voor een hele hoop georganiseer en een lastige planning.”
“Dit sluit heel goed aan bij mijn master constructiemanagement engineering”, gaat Willem verder. “Dat gaat over projectmanagement van civiele projecten, daar krijgen we ook al een introductie van MS Projects.” Voor Perry was dat een van de redenen om Willem in te zetten. “Ik heb bij Ivy Global heel specifiek naar iemand gevraagd die een MS Projects achtergrond heeft, zodat diegene direct van toegevoegde waarde zou zijn. Willem paste perfect in dat plaatje. Hij had al een stage gelopen, waarbij hij ook gewerkt had met MS Projects.”
Value-analyse
“Het gaat om meerdere projecten, die van te voren zijn begroot en goedgekeurd door de partners en die moeten vertaald worden naar een overall planning”, vervolgt Perry. “Samen met Willem zijn we aan het kijken hoe we dat kunnen vertalen naar een value-analyse binnen MS Projects, om zo naast de planning ook het budget te bewaken.” Willem vult aan. “In de overall view kan je heel mooi controleren wat voor- of achterloopt op schema, hoeveel projecten iedere projectmanager heeft en welke er overbezet zijn. Via MS Projects kan je daar weer analyses en rapporten van opstellen, zodat je bij een meeting heel goed kan uitleggen: dit is er aan de hand en zo staan we er voor.”
Ook Ivy’er Joost Smeets is bezig met een grote klus waar MS Projects centraal staat. “Hier zijn ze bezig met heel veel bouwprojecten. Dat loopt van nieuwe aanbouw tot renovatie tot het moderniseren met nieuwe apparatuur. Voor de lange termijn is het ontzettend handig om daar een overzichtelijke planning van te hebben. Eerst hadden ze alles in Excel staan en was het eigenlijk best wel een bende. In MS Projects kan je heel goed zien wanneer welke projecten lopen, door wie ze worden uitgevoerd, wie het beheert en wat de kosten zijn.”
Vierduizend projecten
“Het gaat om misschien wel vierhonderd projecten, maar die bestaan dan weer uit allemaal een stuk of tien subprojecten, dus dan ga je alles bij elkaar naar de vierduizend”, zo schetst Joost. “Ik heb nu een conceptplanning gemaakt en die aan hen voorgelegd, daar waren ze best tevreden mee. Ik ga binnenkort met hun projectmanager om de tafel zitten om de planning te vertalen naar MS Projects. Ze zijn met Ivy gaan werken, omdat er eigenlijk niemand was die bekend was met het programma. De bedoeling is dat ze dat op lange termijn ook zelf kunnen. Ik verwacht dat ik ze ook een cursus mag geven in MS Projects.”
Watse Weber, technical accountmanager bij Ivy Global, haalde een van de MS Projects-opdrachten binnen en vindt het niet onlogisch als Ivy’ers vaker hiervoor worden ingeschakeld. “Maar we maken nog niet actief reclame waarin we zeggen dat we ook dit kunnen oppakken. In ieder geval tot nu toe hebben we dat nog niet gedaan. In deze twee cases was het steeds het geval dat wij al projecten bij klanten uitvoerden en dat zij zelf inzagen dat een student van Ivy dit ook goed kan doen. Het zou goed kunnen dat er meer bedrijven met dit soort problematiek kampen. Bij tal van bedrijven werken er veel wat ervarenere mensen, die minder handig zijn met dit soort tools of een computer. Het duurt allemaal wat langer voordat ze zo’n complexe tool als MS Projects doorhebben. Ze weten ook niet altijd wat je er allemaal mee kan doen, terwijl onze studenten zo’n programma snel begrijpen.”
Geïnteresseerd in een IVY student voor uw bedrijf?
Neem een kijkje bij onze diensten of neem direct contact op.
