Veel organisaties registreren zich suf in Ultimo. Maar registreren is geen inzicht. Bij deze klant stonden honderden onderhoudstaken onder elkaar, zonder prioriteit en zonder gevoel waar het vastliep. Ultimo kan veel, maar overzicht maken is er niet één van.

De vraag was daarom helder: maak een Power BI-dashboard  dat richting geeft, zodat onderhoud slimmer gepland kan worden en KPI’s ook echt iets zeggen.

Project Engineer Amy Pelders ontwikkelde samen met een projectmanager en twee studenten een oplossing die dat mogelijk maakt. Zonder grote implementatie, maar met praktische verbeteringen die je meteen voelt.

Waar het misging: veel data, weinig richting

Ultimo werd intensief gebruikt voor zowel onderhoud als gereedschapsbeheer, maar het leverde weinig op. Vooral omdat het OBS niet meer aansloot op de werkelijkheid. Taken verdwenen in lange lijsten, prioriteiten waren niet zichtbaar en datavelden waren inconsistent.

De assetstructuur bestond dus wel, maar was niet betrouwbaar genoeg om op te sturen. Iedereen werkte hard, maar niemand werkte op basis van hetzelfde beeld.

Eerst begrijpen wat mensen écht nodig hebben

Je kunt geen dashboard bouwen zonder te snappen wie ermee moet werken. Daarom sprak het Ivy-team met operators, monteurs, planners en afdelingsleiders. Iedereen gebruikte Ultimo, maar iedereen had een andere informatiebehoefte.

Waar de één behoefte had aan overzicht, wilde de ander juist detail. Als je alles zichtbaar maakt, gebruikt niemand het meer.

Amy: “Je moet kiezen wat richting geeft. Anders wordt een dashboard een tweede lijst in plaats van een hulpmiddel.”

Deze keuzes bepaalden welke informatie uiteindelijk waardevol was om te ontsluiten.

De doorbraak: Ultimo automatisch in Power BI

De echte versneller kwam toen Ultimo-data automatisch werd doorgezet naar Power BI. Tot ziens exports, losse versies en interpretaties in plaats van feiten

In Ultimo zelf werden verplichte velden ingesteld, keuzelijsten opgeschoond en datavelden gelijkgetrokken, zodat KPI’s niet alleen kloppen, maar ook te vergelijken zijn Vanaf dat moment werd zichtbaar wat eerder verborgen bleef:

• welke taken écht urgent waren
• waar structurele achterstanden ontstonden
• welke oorzaken terugkeerden
• of de planning realistisch was

Toen ging het licht aan.

Vier dashboards, één verhaal

Op dezelfde brondata bouwde Ivy vier dashboards voor vier rollen: facility, gereedschapsdienst, onderhoud en management. Deelde data met andere indeling, precies zoals de fabriek werkt. De impact was direct voelbaar. Prioriteiten zonder discussie. Bottlenecks werden benoembaar in plaats van gevoelsmatig. Backlogs konden gericht weggewerkt worden.

Een dashboard dat wél gebruikt wordt: dat was het uitgangspunt.

Zorgen dat het blijft werken

Een dashboard is geen eindproduct; het moet deel worden van het dagelijks werk. Heb je later een opfriscursus nodig?
Of wil je dat nieuwe collega’s snappen hoe het dashboard in elkaar zit? Dat kan: een korte, praktische training van Ivy is zo geregeld.