Ivy’er Tom Geraedts werd bij Aspen Oss B.V. aan het werk gezet om het opstellen van een FAT- (factory acceptance test) en een SAT-sheet (site acceptance test) soepeler te laten verlopen. Wat voorheen een paar uur in beslag nam, gaat nu binnen een paar minuten.
“Aspen koopt al het materiaal waarmee ze produceren in. Die apparaten worden dan allemaal geïnstalleerd op locatie”, zo schetst Tom de situatie. "Die installaties moeten voldoen aan wet- en regelgeving en de technische voorwaarden van Aspen. Dat staat allemaal gestructureerd beschreven in een Word-document. Dat document moet alleen omgezet worden naar een handige checklist om de specificaties langs te lopen. Een FAT- of SAT-sheet. Dat ging altijd handmatig. Elk regeltje moest apart gekopieerd worden naar een Excel-bestand, om daar een overzichtelijke lijst te creëren.”
Foutgevoelig
Dat is niet alleen tijdrovend, maar het heeft ook andere nadelen. “Deze methode is natuurlijk heel foutgevoelig. Daarbij moest er steeds iemand worden vrijgemaakt om de SAT- en FAT-protocollen op te stellen. Dat kost uiteraard ook veel tijd (en geld).” Daarom schakelde Gert Hofs, manager bij Aspen, Ivy Global in. “We hadden al ervaring met Ivy door eerdere projecten. Nu zochten we iemand met de kennis en kunde om het Microsoft Office-pakket te automatiseren. Zo’n iemand loopt er bij ons niet rond. Het is dan ook niet niets dat je vraagt.”
Tom werd door Ivy naar voren geschoven en schreef een aantal macro’s in Excel, waarmee hij het probleem oploste. “Het fijne was dat Aspen een vaste lay-out gebruikt voor zijn technische standaard, waarbij de gegevens in het Word-document al in een tabel staan. Daardoor kon ik de macro’s makkelijk laten herkennen waar de standaard staat beschreven. Als dat nog niet het geval was geweest, dan had ik een template voor hun technische standaard moeten opstellen, waarmee het wel mogelijk was om die informatie uit de tekst te halen. Het programma leest zelf alle tabellen in het document en zet vervolgens die informatie in Excel op de goede plek.” Daardoor hoeft voortaan alleen het document geupload te worden en dan doen het programma de rest. “Het zit zo in elkaar dat alle irrelevante zaken eruit gelaten worden voor het FAT- of SAT-document.”
Boven verwachting
Inmiddels is Tom in de eindfase van zijn project aanbeland. “De beta-versie is opgestuurd. Aspen gaat nu kijken of ze ermee uit de voeten kunnen en of ze nog tegen problemen aanlopen. Als er nog wat aan gedaan moet worden, dan kan ik dat verwerken.” De eerste reviews van zijn opdrachtgever zijn zeer positief. “We zijn ontzettend tevreden”, zegt Gert. “We hadden zelf niet in de gaten dat het deze vormen ging aannemen. Het is daarnaast ook nog eens heel gebruikersvriendelijk geworden. Het is allemaal boven onze verwachting.” Tom licht verder toe: “Bij Aspen waren ze ervanuit gegaan dat er altijd nog wel een paar ‘dingetjes’ overbleven, die achteraf handmatig gecheckt zouden moeten worden. Daar zouden ze ook content mee geweest zijn. Hun voornaamste wens was om veel tijdwinst te boeken. Dat is nu zeker gelukt.”
Voor Tom smaakt deze opdracht naar meer. “Dit was mijn eerste project voor Ivy en ik vond het geweldig om te doen. De vraagstelling was uitdagend en ik kon vanuit huis zelf de uren indelen. Ook vond ik het leuk om weer eens iets met programmeren te doen, omdat dat meer te maken heeft met mijn vorige opleiding mechatronica. Inmiddels studeer ik Operations Management and Logistics. Het was leuk om daar weer eens op die kant terug te vallen. Mijn volgende project heeft waarschijnlijk ook weer veel met Excel te maken, dus ik heb er zin in.”
Foto: Aspen Oss B.V.
