In veel organisaties ontwikkelt de installatie zich sneller dan de documentatie. Er wordt verbouwd, uitgebreid en vervangen; dat hoort bij een gezonde, draaiende operatie. Wat vaak achterblijft, is het vastleggen daarvan.

Een audit is de lakmoesproef. Die maakt zichtbaar of tekeningen, assetinformatie en onderhoudsdata nog aansluiten op de praktijk van vandaag. Is dat niet het geval, dan kost het veel tijd en energie om toe te lichten hoe het eigenlijk zit.

1. De documentatie loopt achter op de werkelijkheid

Of het nu gaat om P&ID’s of de volledige assetstructuur in je onderhoudssysteem: de data is een geschiedenisboek geworden. Door de jaren heen zijn wijzigingen doorgevoerd die nooit zijn verwerkt. De installatie is doorgegroeid, maar de tekeningen en registraties niet.

Tijdens een audit wordt snel duidelijk hoe serieus documentatie wordt genomen. Kloppen de P&ID’s niet, dan roept dat direct vragen op over het Management of Change-proces.

2. Informatie is een speurtocht

Assetinformatie staat verspreid. Een deel in het onderhoudssysteem, een deel in Excel, en een deel bij mensen. Zolang de juiste mensen beschikbaar zijn, lijkt dat werkbaar. Op het moment dat informatie direct inzichtelijk moet zijn, blijkt hoe kwetsbaar deze afhankelijkheid van ervaring en geheugen is.

3. Risicoanalyses zijn grotendeels hergebruikt

Risicoanalyses en HAZOP’s worden vaak hergebruikt om tijd te besparen. Dat wordt zichtbaar wanneer documentatie van verschillende installaties sterk op elkaar lijkt. Tijdens een audit roept dat vragen op over de onderbouwing van keuzes en maatregelen, zeker wanneer installaties in de praktijk van elkaar verschillen.

4. Documentatie krijgt alleen aandacht vlak vóór de audit

Het duidelijkste signaal is organisatorisch. Vlak vóór een audit wordt extra inzet georganiseerd om documentatie op orde te krijgen. Mappen worden doorgelopen, systemen bijgewerkt en informatie verzameld. Dat lukt vaak nog op tijd, maar laat zien dat documentatie geen vast onderdeel is van het dagelijks werk. Na de audit verdwijnt die aandacht weer.

Tot slot

Audit-proof documentatie komt niet uit de lucht vallen. Het vraagt tijd en aandacht die een technisch team naast de dagelijkse operatie vaak niet heeft.

Ivy Global ondersteunt bedrijven bij het op orde brengen van technische documentatie, zodat audits beheersbaar blijven. Een gesprek met Ivy geeft inzicht in waar je staat en wat nodig is om klaar te zijn voor de volgende audit.