Ivy’er Thomas van Schaik kreeg de opdracht om de bedrijfsprocessen van ATD in kaart brengen. Een klus die het bedrijf verder moest helpen bij de implementatie van Operational Excellence.

ATD ontwikkelt en produceert machines voor de sigarenindustrie. Dat zijn machines die heel voorzichtig en secuur te werk moeten gaan, anders gaan de sigaren kapot. Hoewel ATD zijn machines mondiaal verkoopt en er maar een paar bedrijven zijn die deze producten ontwikkelen en bouwen, merkte het de voorbije jaren dat de sigarenmarkt aan het slinken is. Mede daarom werd Thomas met een paar collega’s ingeschakeld om bedrijfsprocessen uit te werken. Dit zodat de besturing binnen het bedrijf ondersteund kon worden met een goede beschrijving van taken en verantwoordelijkheden.

Professionaliseringsprogramma

“Als voorbereiding daarop was het aan mij om al hun bedrijfsprocessen in kaart te brengen”, vertelt Thomas. “ATD is een bedrijf dat veelal werkte op gevoel. Nu ze de bestaande markt nog beter willen bedienen en nieuwe markten willen opzoeken, vonden ze het cruciaal om alles goed beschreven te hebben.” Een overall professionaliseringsprogramma en ATD fit for future maken, zo noemt interim-CEO Cas Disse het. Dat moest onder andere gebeuren door het uittekenen van de besturing en proceslijnen van het bedrijf. Daarom bracht Thomas eerst in kaart, waarmee ATD al bezig was. “Het binnenkrijgen van orders en dan voor de klanten machines ontwerpen en bouwen. Alleen wil ATD daar nu een nieuw deel aan toevoegen, namelijk het servicen en beheren van machines. Dus wanneer de machines geleverd zijn, ze nazorg leveren over de producten en het proactief kunnen leveren van reserveonderdelen.

In dat eerste deel nam Thomas alle stappen op met daarbij ook de rolverdeling. “Wat gebeurt er binnen het bedrijf? Wie is waarvoor verantwoordelijk? Wie voert het uit? Die taakverdeling heb ik neergezet in een RASCI-model, zodat elke werknemer precies weet wat hij bij elke stap van het proces moet doen.” Voor Thomas was dat heel fijn om te doen. “Ik studeer technische bedrijfskunde, daar leer je om bedrijfsprocessen te optimaliseren. Om dat te doen, moet je eerst in kaart brengen wat de bedrijfsprocessen zijn, dus deze opdracht sloot perfect op mijn opleiding aan.”

Flowcharts

“Op het eind heb ik een aantal flowcharts gemaakt”, vervolgt Thomas. “Op deze manier krijg je goed in beeld wat voor manier de processen door het bedrijf lopen of moeten worden georganiseerd. Zodat dat mooi gevisualiseerd was. Dat komt ook voort uit vakken die ik op de universiteit heb gehad over hoe je zoiets goed kan vormgeven.”

Cas legt uit dat ATD er heel bewust voor gekozen heeft om deze opdracht bij Ivy neer te leggen. “We wilden ons per sé door jonge academische studenten laten ondersteunen bij het beschrijven van onze interne processen. Het zijn vaak goede denkers, die in staat zijn systemen goed te implementeren en flowcharts te doorgronden. Daarnaast zijn ze communicatief vaardig en kunnen ze gestuurd vanuit een bepaalde scope een opdracht goed invullen en kritische vragen stellen.” Daarnaast was er nog een andere reden, dat hij Ivy’ers zocht om het bedrijf rond te gaan. “Van die jonge mannen komen minder bedreigend over, dan wanneer je als management of directie zo’n rondje maakt. Dan loop je mogelijk de kans dat men het gewenste antwoord geeft of iets niet vertelt.”

Een grote puzzel

Thomas maakte voor zijn flowcharts zelfstandig zijn rondjes binnen het bedrijf. “Doordat ATD een overzichtelijk bedrijf is, kom je heel snel in aanraking met verschillende afdelingen en functies. De planners, de engineers, de monteurs, maar ook de mensen van HR of van de afdeling financiën. Om dat allemaal bij elkaar te zien, vond ik heel interessant. Het is net een grote puzzel, die ik in kaart mocht en moest brengen. Elke dag kom je nieuwe dingen tegen en meer te weten over het bedrijf. Dat vond ik het er het leukste aan. Dat je alles helemaal ontleedt in een paar maanden tijd.” Ook vanuit ATD wordt er positief op de opdracht teruggekeken. “Een van zijn collega’s is nog met de laatste loodjes bezig, maar Thomas heeft zoals gevraagd alles compleet opgeleverd. Daar zijn we bij ATD Machinery heel tevreden over.”