Nadat Ivy Global in 2019 zijn vijfjarig jubileum vierde, lagen er binnen het bedrijf grote plannen voor het nieuwe jaar. Het liep – zoals voor bijna elk bedrijf in 2020 – net even anders. Ivy-oprichter Jorn van der Schaaf blikt terug en vooruit.
Het waren mooie en ambitieuze ideeën die er nu precies een jaar geleden lagen bij Ivy Global. ‘We hadden in 2019 een omzet van 3,5 miljoen euro gedraaid’, vertelt Jorn. ‘Die omzet wilden we in 2020 verhogen naar vijf miljoen. Daarvoor dachten we onder andere aan het groeien in het aantal projecten, maar ook door de starters – de Ivy’ers die afstuderen – te helpen aan hun eerste baan. Tot nu toe lag de focus immers vooral op de nog actieve studenten. Daarnaast wilden we extra investeren in het extreem tevreden houden van onze opdrachtgevers. Daarvoor waren er al enkele projecten geïnitieerd. We hadden plannen om onze vaste staf uit te breiden: met iemand die zich op de starters ging focussen en een accountmanager. Zodoende hadden we best veel klaarstaan, maar in maart werd dat allemaal omgegooid.’
Hoewel de lockdown al een paar dagen in de lucht hing, moest er flink geschakeld worden, toen Mark Rutte op 15 maart zijn persconferentie hield. ‘Al voor de persconferentie had ik besloten, dat we maandag om 7 uur ’s morgens digitaal zouden samenkomen. Het was voor ons noodweer: alsof het hagelde, regende, sneeuwde en waaide tegelijk. We hadden eigenlijk geen idee wat er precies ging gebeuren. Daarom besloten we met alle opdrachtgevers van alle actieve projecten – dat waren er op dat moment zo’n 70 – contact op te nemen. We wilden weten wat door kon lopen en wat niet. Kon er op afstand gewerkt worden? Wat was er daarvoor nodig? Al dat soort vragen moesten we zien te beantwoorden.’
Daarnaast was er het financiële aspect dat onderzocht moest worden. ‘We moesten onderzoeken of we in aanmerking kwamen voor de vergoeding vanuit de overheid. Voor hoeveel uur moesten we projecten hebben om break-even te draaien? Uiteindelijk was die complete inventarisatie in twee dagen voltooid. Daarnaast hebben we vanaf die dag zes wekenlang elke werkochtend met zijn allen een online vergadering gehouden om elkaar de laatste updates te geven. Die gezamenlijke dagstart, waarbij je gelijk alle informatie kreeg, dat werkte heel goed.’
Uit de gemaakte inventarisatie bleek dat Ivy Global zo’n driekwart van de projecten kon blijven draaien. ‘Dat klinkt heel mooi, maar tegelijkertijd valt er wel een kwart van je omzet weg.’ Daarbij moest er ontzettend veel geregeld worden. ‘Zo konden sommige projecten wel doorlopen, maar mochten we niet meer op locatie komen. Dus moesten we zien te regelen dat onze studenten op afstand toegang kregen tot de systemen of de tekeningen, zodat ze gewoon hun werk konden doen. Daar zijn we heel veel mee bezig geweest de eerste maanden.’
Waar de effecten het grootste waren, was de saleskant. Het opstarten van nieuwe projecten was voor veel klanten absoluut geen prioriteit meer. ‘We hebben normaal vier mensen die dagelijks bedrijven afgaan, maar dat ging nu niet meer. Omdat er geen nieuwe klussen meer bijkwamen en de opdrachten die we uitvoerden een einddatum hadden, liep het aantal projecten richting de zomer hard terug. Net op dat moment werd de lockdown opgeheven en toen zagen we gelukkig gelijk dat we de eerste offertes er weer uit konden sturen.’
Uiteindelijk overheerst er bij Jorn een trots gevoel over hoe Ivy zich door deze situatie heeft weten te slaan - uiteindelijk - zonder overheidssteun. ‘We hebben ondanks alles dezelfde omzet kunnen draaien als in 2019. Zelfs een paar euro meer. Dat het nét iets hoger ligt, geeft dan toch op een of andere manier een extra lekker gevoel. We kunnen daardoor in ieder geval zeggen: we zijn gegroeid. Nu hadden we wel alvast extra mensen aangetrokken, dus onze kosten waren hoger dan in 2019. We hebben daardoor het hele jaar op het randje gebalanceerd en ongeveer break-even gedraaid. De ene maand hadden we een beetje winst, dan weer een beetje verlies.’
Verder zijn er ondanks de gevolgen van het coronavirus de nodige vorderingen gemaakt. ‘Sandra is bij ons begonnen om zich te focussen op de starters. Het gaat uiteraard iets trager dan gepland, omdat er veel stil is komen te liggen en sales een stuk lastiger verliep. We konden niet overal meer zomaar langsgaan en veel bedrijven hadden bovendien een personeelstop.’
Ook zijn er binnen Ivy Global grote stappen gezet met het invoeren van het Semco-principe, waarbij de hiërarchie op de werkvloer verdwijnt en iedereen naast werknemer zelf ondernemer wordt. ‘Grote besluiten maken we nu met zijn allen. Op maandag hebben we altijd een vergadering met de vaste medewerkers en de recruiters. Daarin proberen we gezamenlijk tot goede oplossingen te komen. Als we bijvoorbeeld een plan maken om geld uit te geven aan marketing wordt er gevraagd wie is het daarmee eens of niet? En waarom niet? Dan kijk je naar wat de argumenten zijn en of we dat kunnen oplossen. Kunnen we de argumenten op een bepaalde manier verwerken in het plan? Soms moet je terug naar de tekentafel om het plan een paar weken later opnieuw te presenteren en soms kun je het direct implementeren.’
De tweede lockdown die er eind 2020 kwam, stemt Jorn op een bepaalde manier wel gerust. ‘Alle projecten die stonden konden nu doorlopen. Dat komt doordat heel veel bedrijven nu procedures hebben liggen voor deze situatie. Dat was in maart niet het geval. We kunnen sales en meetings nu digitaal doen, al zijn die nu niet altijd zo waardevol als fysieke meetings. Je mist toch bepaalde aspecten, zoals koffiepraat. Niet alleen vanwege de sociale kant, maar ook omdat je daar soms juist achter aanknopingspunten komt die kunnen leiden tot andere projecten.’
‘Daartegenover staat wel dat deze manier van communiceren een stuk efficiëntie met zich meebrengt’, vervolgt Jorn. ‘Voorheen hadden we op maandag in het kantoor een centrale meeting en daarna waaierde iedereen uit. Dus als je daarna iets wilde bespreken met drie of vier man, dan was dat altijd een enorme planning. Nu is die digitale afspraak zo gemaakt, dat heeft echt een enorm voordeel.’
Maar het belangrijkste goede gevoel houdt Jorn over aan afgelopen zomer. ‘Dat de projecten zodra de eerste lockdown voorbij was direct toenamen, was voor ons heel belangrijk. Het werk gaat niet weg. De meeste van onze klanten dat zijn bedrijven die 24 uur per dag draaien en die stoppen niet met produceren, omdat we nu allemaal thuiswerken. Daarom kijk ik vol vertrouwen naar de toekomst.’