Ivy Global heeft zich de voorbije jaren al veel bezig gehouden met assetmanagement. Bij BAM staat er voor het eerst een opdracht op het menu waarbij Software Asset Management centraal staat. BAM’s software assetmanager Anne Pietersma legt uit wat dat allemaal behelst.

Waar asset management zich meer richt op je assets in de fabriek, duik je met Software Asset Management de hardware en software in. Deze twee verschillen van elkaar in die zin dat je de assets in de fabriek fysiek vast kunt pakken, terwijl de assets in de IT abstract zijn. Het zijn immers programma’s op computers.

‘Ivy Global helpt ons om zowel het licentie- als applicatiegebruik goed bij te houden’, vertelt Anne. ‘BAM heeft ongeveer 14.500 duizend officemedewerkers met een eigen laptop of desktop en daarnaast zijn er nog zo’n 1.300 grote servers in ons datacenter, waar je zware software op kan hosten. Dat is onze hardware, waarop dan in totaliteit 4.500 verschillende applicaties waarbij een licentie vereist is draaien. Door die enorme aantallen wordt het een complex proces.’ 

Licentiegebruik

Dat de informatie over het licentie- en applicatiegebruik soms moeilijk te verkrijgen is daar profiteren softwareverkopers van, meent Anne. ‘Bedrijven betalen vaak veel te veel voor hun software, omdat ze de licenties onvoldoende doorgronden. Dat blijkt ook uit het onderzoek dat wij Ivy hebben laten uitvoeren. Veel licentieovereenkomsten zijn moeilijk te vinden en als we die vinden, blijken we ze vaak niet goed te hebben gelezen of vastgelegd.’

Maar het kan ook de andere kant op vallen, dat bedrijven juist te weinig betalen. ‘Als je software installeert zonder daarbij de juiste gebruikersrechten aan te schaffen, dan gebruik je die applicatie illegaal. Dat gebeurt sneller dan je denkt, want bedrijven maken het heel makkelijk om software te installeren. Dat is ontzettend link. Want stel dat de leverancier dit ontdekt tijdens een audit, dan kan je flinke boetes krijgen. Je moet dan met terugwerkende kracht voor de duurste abonnementen betalen. Als zoiets geruime tijd gebeurt bij veel applicaties binnen een bedrijf met veel users kan die boete in de miljoenen euro’s lopen.’ Zodoende zorgt een goed Software Asset Management dat je niet te veel en niet te weinig betaalt voor je software. 

Om het goed op orde te krijgen, moet je verschillende vragen beantwoorden: Wat heb ik? Wat gebruik ik? En wat betaal ik ervoor? ‘Bij de vraag ‘wat heb ik?’ denk je misschien dat naar de applicaties kijken afdoende is, maar je moet ook naar de licenties kijken. Want eigenlijk koop je een gebruiksrecht. Daarin staat aangegeven bij welk gebruik je hoeveel licenties nodig hebt en welke functies je mag gebruiken.’

De leveranciers hanteren eigen meetmethodieken die van elkaar kunnen afwijken. ‘Een gangbare vorm is dat het aantal gebruikers het aantal licenties bepaalt. Maar niet bij elk model ligt de methode zo voor de hand. Zo heb je ook een methodiek waarbij er naar het verbruik gekeken wordt. Daarbij geldt dat als je hele zware computers – zoals onze servers – met grote rekenkracht hebt, je heel veel licenties moet aanschaffen.’  

Proof of concept

Omdat Software Asset Management zowel voor Ivy als BAM redelijk nieuwe materie was, begon het project met een proof of concept, waarbij het doel was om inzicht te creëren in de licentie-administratie. ‘Dat is goed gegaan. We weten nu waar onze gaten zitten. Het volgende vraagstuk is hoe we die gaten gaan opvullen en waar we de belangrijkste herstelacties moeten opzetten.’

Ondanks dat het nieuwe materie voor Ivy was, is Anne tot dusver zeer tevreden. ‘Inventariseren, structureren, op orde houden: dat zijn simpelweg termen die goed bij Ivy passen. We hebben nu drie studenten die heel goed zijn met data en die raken niet in de war van alle informatie die er op hen afkomt. Dus gedurende deze fase van het project is Ivy een fantastische partner voor ons. Je ziet een enorme drive en leergierigheid, waarbij je ziet dat ze progressie boeken op het gebied van Software Asset Management.’