Voordelen van trucjes in Excel: ‘Het werk ging zes keer zo snel’

Kasper Hermans

Een behoorlijke klus lag er te wachten bij Waternet op Casper Kerkhove en Ceylan Çete. Door Excel op een handige manier in te zetten, wisten ze de opdracht binnen en mum van tijd te voltooien.

Van het project bij Waternet (in de regio Amstel, Gooi en Vecht) was op voorhand afgesproken dat het om een pilot met negentig object Risico Inventarisatie en Evaluatie (RI&E’s) zou gaan, omdat het onduidelijk was hoeveel tijd het in beslag zou nemen. “Het doel was om de object RI&E’s om te zetten naar het onderhoudsbeheersysteem Maximo”, zo legt de inmiddels als waterbouwkundige afgestudeerde Ceylan uit. “Via Maximo worden onder andere de werkvergunningen aangevraagd en afgegeven. De RI&E’s waren toen wij begonnen nog in Word opgesteld. Er was een uploadsheet in Excel die we voor elke RI&E moesten invullen. Dat moest allemaal handmatig en omdat het over vrij veel informatie ging, duurde dat per sheet een uur en soms zelfs langer. Daarom zijn Casper en ik gaan programmeren om de sheet zo slim mogelijk te maken, zodat Excel voor ons al een deel van de informatie invult.”

Regelmaat

Daarbij kwamen ze er al snel achter dat de object RI&E’s veel met elkaar gemeen hadden en er een bepaalde regelmaat in zat. “In elk object RI&E staan de risico’s vermeld, bijvoorbeeld valgevaar. Aan elk risico is steeds een bepaalde actie gekoppeld. We zagen eigenlijk al snel dat deze bijna altijd met elkaar overeenkwamen, dat maakte het programmeren met behulp van een koppelmatrix een stuk eenvoudiger. Uiteindelijk hebben we hierdoor de invultijd per RI&E kunnen reduceren tot tien minuten, dus ging het werk ineens zes keer zo snel.”

Door het werk van Ceylan en Casper kunnen de medewerkers in het systeem per object de risico’s met de bijbehorende maatregelen bekijken. “Dus als er ergens onderhoud uitgevoerd moet worden met risico op verstikking, dan kunnen ze in Maximo zien dat de maatregel die uitgevoerd moet worden een zuurstofmeting is en dat je daar een gasmeter voor nodig hebt.” Dat zorgt voor een enorme tijdsbesparing, wanneer er bijvoorbeeld een werkvergunning uitgegeven moet worden. “Eerst moesten ze al hun Word-bestanden doorspitten. Nu kan Waternet in Maximo heel makkelijk alle RI&E’s koppelen aan de benodigde werkvergunning.”

Pilotperiode

Bij Waternet werd dan ook heel enthousiast gereageerd op het geleverde werk. “Het doel was om negentig object RI&E’s om te zetten tijdens onze pilotperiode. Daarna wilde Waternet een evaluatie houden om eventueel verder te gaan met het project. Alleen doordat we het slim wisten te programmeren en zo sneller konden werken, hebben we in de tijd van het pilot de volledige scope die voor de opdracht voorzien was kunnen verwerken. Dat was het drievoudige van het aantal RI&E’s dat in de pilot zat.”

Toch betekent dat niet per se dat het project bij Waternet ten einde is. “Vanwege het enthousiasme gaat Waternet onderzoeken of er nog andere afdelingen zijn, waar Ivy Global deze opdracht ook kan uitvoeren. Alleen die scope moet nog gedefinieerd worden.” Als dat gebeurt, zal Ceylan niet degene zijn die dat project uitvoert. Zij heeft inmiddels een baan gevonden bij Rijkswaterstaat. “Veel dingen die ik tijdens mijn opleiding had geleerd, kon ik in deze opdracht toepassen. Het was voor mij een ideaal tussenproject tussen mijn studie en mijn nieuwe baan.”

Ceylan en Casper zijn niet de eerste Ivy'ers die Excel slim inzetten bij een opdracht. Onder andere de FMECA-tool van Ivy Global is gemaakt in Excel.

Wil je graag dat we ook voor jouw bedrijf een handige toepassing in Excel ontwikkelen? Neem dan contact met ons op via onderstaand formulier.

Recente posts