Een cultuur creëren waarin verbetering centraal staat, zodat je altijd het beste uit je bedrijf haalt? Dan is het cruciaal om in te zoomen op je processen en te kijken waar je grootste verspillers zitten. Bij Ivy Global zetten we verschillende methodes in die beter zicht geven op die verspillers. In deze blog leggen we je uit welke methodes dat zijn en geven we een aantal tips om zelf met je processen aan de slag te gaan.

1. Hands-on-tool-time (HoTT)

Capaciteit van technisch personeel is schaars. Het liefst laat je je werknemers zo veel mogelijk sleutelen - en laat dat nou net ook hetgeen zijn waar zij zelf de meeste energie uithalen. Maar in welke mate kunnen je medewerkers echt ongestoord bezig zijn met het uitvoeren van hun werk? Dat bepalen we met een HoTT-meting. Zo zien we bijvoorbeeld dat een onderhoudsmonteur absoluut niet 100% van de tijd met onderhoud bezig is; hij moet informatie opzoeken, overleggen met werkvoorbereiders, wachten op een vergunning, een onderdeel uit het magazijn halen, wachten op het veiligstellen van de installatie, etc. Bij een HoTT-meting volgen we één, maximaal twee personen, van wie we continu alle handelingen en de bijbehorende tijdsduur vastleggen. Hierbij onderscheiden we drie categorieën:

Waardetoevoegend / Value Add (VA):
Dit zijn de activiteiten waarmee een medewerker direct meerwaarde voor het bedrijf creëert (en waar een klant voor betaalt). In het geval van de onderhoudsmonteur zijn dat bijvoorbeeld het uitvoeren van gepland onderhoud en het oplossen van een storing.

Indirect waardetoevoegend / Business Value Add (BVA):
Deze werkzaamheden voegen niet direct waarde toe, maar zijn wel nodig voor het bedrijf. Een onderhoudsmonteur registreert bijvoorbeeld uren op een werkorder, rapporteert uitgevoerde werkzaamheden of doorloopt een veiligheidsprocedures.

Niet waarde toevoegend  / Non Value Add (NVA):
De activiteiten die geen waarde toevoegen. Spreken we in lean-termen, dan hebben we het over ‘verspilling’. In het voorbeeld van de onderhoudsmonteur: het wachten op een vergunning, het zoeken naar het juiste gereedschap, het wachten op een aannemer, etc.

Voeren we een HoTT-meting uit, dan brengen we vooraf in kaart wat voor soort werkzaamheden we gaan zien, welke activiteiten daarbij horen en hoe we die indelen in de drie bovenstaande categorieën. Dan hoeven we tijdens de HoTT meting alleen maar ‘aan te kruisen’ en eventuele opmerkingen te plaatsen. 

2. Multi moment opname (MMO)

De MMO - de Multi-moment-opname - lijkt op de HoTT-meting, maar de twee verschillen op een belangrijk punt. Bij de HoTT-meting meten we continu wat er gebeurt, bij de MMO registreren we de uitvoer van activiteiten met een vaste frequentie. We kijken dus bijvoorbeeld om de 10 minuten wat er op dat moment gebeurt, 10 minuten later doen we dat weer. Het voordeel hiervan is dat één observator veel medewerkers tegelijkertijd, eigenlijk dus achter elkaar, observeert en registreert welke activiteiten zij uitvoeren. Een MMO beslaat vaak meerdere dagen, waarop we veel data verzamelen om vervolgens betrouwbare statistische analyses mee te doen. Hiermee krijgen we inzicht in de prestaties van de huidige processen, machinepark, etc.  Deze resultaten vormen een mooie basis voor het optimaliseren van je proces en / of het starten van verbeteracties.

3. Day in the life of (DILO)

Met een DILO brengen we de werkzaamheden van werknemers in een bepaalde functie in kaart. DILO staat voor ‘Day In The Life’, wat de methode eigenlijk exact omschrijft: een (werk)dag in het leven van…  Belangrijk: hierbij ligt de focus niet op individuele prestaties - een DILO moet je absoluut niet als een beoordeling zien - maar op de dagelijkse werkzaamheden van een medewerker. Het doel is echt om de processen duidelijk in beeld te krijgen en in te zoomen op de zaken die problemen en verspilling opleveren. Wat kunnen we verbeteren? In tegenstelling tot de HoTT en MMO is een DILO géén tijdstudie. Bij het uitvoeren van een DILO nemen we ook opmerkingen, ideeën, frustraties etc. mee. Een rapportage van de verhouding tussen VA/BVA/NVA activiteiten hoort ook bij een DILO, maar deze is minder nauwkeurig dan bij een HoTT-meting of MMO.

Zelf aan de slag met het verbeteren van je processen en het verminderen van verspillers? 

Wij hebben zes tips voor je:

1. Zorg ervoor dat de medewerker(s) die je observeert van tevoren altijd goed geïnformeerd is over de meting en weet wat het doel ervan is.
2. Volg alle veiligheidsinstructies die gelden voor de werkzaamheden die je observeert.
3. Maak zoveel mogelijk aantekeningen, tenzij dit ten koste gaat van de meting zelf.
4. Wees specifiek in je aantekeningen. ‘Data invoeren in computer’ is bijvoorbeeld te vaag. Over welke data heb je het, welk systeem is het, en waarom voer je deze handeling uit?
5. Een gouwe ouwe: Laat OMA thuis! Oordelen, Meningen en Adviezen over het werk zijn niet relevant en benoem je dus niet. De taak van de observator is observeren en registreren, niet het geven van oordelen, meningen en adviezen.
6. Neem de problemen die tegenkomt tijdens het meten mee, maar ga nog niet aan de slag met oplossingen. Dit zijn taken voor het projectteam dat op de verbeteracties gezet wordt.