Het klinkt allemaal leuk en aardig: zelfsturing, waarbij iedereen binnen het bedrijf mag meebeslissen. Alleen, hoe voorkom je dat de verwachtingen, doelen en omgangsvormen binnen je bedrijf uit elkaar gaan lopen? Bij Ivy hebben we dat grotendeels opgelost door een kader op te stellen. 

Gedurende de eerste jaren, toen het vaste aantal werknemers nog zeer beperkt was, had Ivy geen kader. En was dat misschien ook nog niet nodig. Maar naarmate we groter werden, werd ook de behoefte aan duidelijkheid groter. Hoe ziet die zelfsturing er dan precies uit? Waar mag je dan zelf over beslissen? Het risico bestaat dat je dan meerdere kapiteins op één schip krijgt en dat iedere kapitein een ander beeld heeft van de toekomst, omgangsnormen en afspraken. Daarom hebben we in 2019 besloten om tijdens een teamdag een kader op te stellen (zie foto). Daarin staan de regels, afspraken en doelen waarmee we werken.

Het kader heeft binnen Ivy Global heel veel teweeggebracht. Door het kader samen te ontwikkelen kregen we iets waar we met zijn allen achterstonden en nog steeds achterstaan. Zowel op het gebied van waar we als bedrijf naartoe willen als op het gebied van gedrag en omgang. Daarnaast hebben we een verzameling afspraken waar we elkaar aan kunnen houden en elkaar feedback op kunnen geven.

Gedragsexperiment

Misschien wel de belangrijkste reden om met het kader te gaan werken, is niet enkel het bewaken van continuïteit, maar het geven van duidelijkheid aan de werknemers. Impliciet hadden we wel verwachtingen van elkaar over de initiatieven die genomen werden, of over welke beslissingen en besluiten je zelf kon nemen. Het kader schept hierin duidelijkheid.

Er is een beroemd experiment over het gedrag van kinderen op het speelplein van een weeshuis. Daar zeiden ze op een gegeven moment: we gaan geen hekken meer gebruiken om de boel af te kaderen, de kinderen kunnen vrij gaan spelen. Ze constateerden daar al snel dat alle kinderen vooral rondom de begeleiders bleven hangen. Dat was veilig, want ze wisten niet tot waar ze mochten gaan. Op een gegeven moment hebben ze hekken teruggeplaatst en zagen ze dat de kinderen veel meer ruimte durfden te gebruiken, omdat ze precies wisten: tot daar mag ik komen.

Diezelfde conclusie trokken we bij Ivy een aantal jaar geleden. We wilden heel graag zelfsturend werken en dat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid en beslissingen nam. Door het ontbreken van een kader en doordat niemand precies wist hoe die vrijheid er dan uitzag, gebeurde dat eigenlijk niet. Daarom hebben we dit kader opgesteld, juist zodat iedereen weet welke vrijheid je kan pakken. 

Ons kader

Het kader bestaat bij ons uit vier delen met ieder weer een aantal afspraken: resultaat, regels, kwaliteit en gedrag. In de onderstaande afbeelding zie je alle punten die daarin voor komen.

Vijf jaar later staat dit kader nog steeds met een paar kleine aanpassingen. Zo is het ‘Doel winst = 20%’ veranderd in ‘Doel winst = 20% op projecten’. Alles bij elkaar verwachten we daarmee een gezonde winst te kunnen maken.

SIM-kaartje

De invoering van het kader heeft het gewenste effect gehad. De vrijheid voor het nemen van beslissingen en doen van investeringen is een goed voorbeeld. Vóór het kader hebben we bijvoorbeeld een situatie gehad, waarbij iemand vroeg of het goed was als hij voor het bedrijf een SIM-kaartje voor 10 euro kocht. Dat was niet wat we bedoelden met zelf ondernemen. Dit besluit kun je gewoon zelf nemen. Het gaat niet om enorme kosten, het is bijna duurder om samen over te overleggen. Vooral bij nieuwe medewerkers komt het tegenwoordig nog wel eens voor dat ze vragen of een bepaalde kleine investering - bijvoorbeeld een t-shirt - kan. Dat is vaak vooral om bevestiging te krijgen. Óf het een goed idee is, maar ook of het nemen van besluiten écht zo werkt. 

Bij mensen die er iets langer zitten, ligt die lat nu een stuk hoger. Vroeger werd er bijvoorbeeld voor borrels heel vaak gevraagd: wat is het budget? Nu kijken de organisatoren zelf naar: wat is een reëel bedrag en wat is er nodig? In plaats van dat er ‘van boven af’ werd gezegd: 500 euro. Wat dan weer het nadelige gevolg heeft dat zij soms heel erg die plicht voelden om dat geld op te maken. Terwijl dat misschien niet eens nodig is.

Zorg voor duidelijkheid

Kortom, wil je als bedrijf ook zelfsturend werken? Start met het maken van een kader. Ons heeft dat in ieder geval heel veel opgeleverd. Vergis je niet wat voor onduidelijkheid het kan creëren als je zonder een manager gaat werken. Of als je als manager je team meer zelfsturend wil laten werken.

Of je nu kort of lang ergens werkt; de rol van de manager is vaak heel erg duidelijk en universeel. Zij nemen de besluiten, zij geven feedback, zij grijpen in als het mis gaat. Als die rol verandert of verdwijnt, hoe gaat dat dan in zijn werk? Puur roepen dat je zelfsturend werkt en iedereen zelf alles mag beslissen is niet voldoende, dat hebben wij wel gemerkt in het verleden. Je moet het vastleggen zodat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt, zodat iedereen binnen veilige kaders kan werken en zijn vrijheid kan pakken.