Wie online de definitie van zelfsturing opzoekt, krijgt een uitleg als deze voor de kiezen: organisatieterm voor de (mate van) beslissingsvrijheid die wordt toegekend aan personen, groepen, bedrijfs- of concernafdelingen. Dat vertelt alleen betrekkelijk weinig over wat zelfsturing nu echt inhoudt. In deze blog ga ik dat proberen uit te leggen.

Zelfsturing is net als baasloze organisatie, progressief ondernemen, platte organisatie, zelfmanagement en adaptief leiderschap een term die heel populair is en steeds vaker gebruikt wordt. Eigenlijk betekenen die termen grotendeels hetzelfde. Vaak hebben bedrijven het dan over platte organisaties waarin werknemers zelf bepalen wat voor werk ze doen, van hoe laat tot hoe laat ze werken, zelf doelen stellen en onbeperkt vakantiedagen hebben. Dat klinkt misschien al als heel wat, maar in mijn ogen is dat eigenlijk pas niveau één van in totaal vijf niveaus. Dit zijn geen officiële niveaus, maar ik heb deze zelf bedacht op basis van mijn ervaring. 

Niveau 1: experimenteren

Dat experimenteren zit dan echt in dingen als: geen afgebakende functieomschrijving hebben, zelf bepalen wanneer en hoe je het werk doet, onderling het werk verdelen, je eigen doelen bepalen en het hebben van een onbeperkt aantal vakantiedagen. Het gaat heel erg om het aftasten van hoe dat soort elementen precies werken en het geven van vertrouwen aan medewerkers.

Niveau 2: meedenken

De medewerkers binnen het team gaan actief meedenken met degene die leiding geeft. Dus dat zit hem niet alleen in feedback geven op voorstellen, maar meer nog in het samen besluiten nemen. Heel vaak wordt dat al zelfsturend genoemd, maar ik vind dat als degene erbij zit die wordt gezien als de baas of leidinggevende, dat nog niet echt telt. Er wordt dan altijd meer naar hem of haar gekeken dan je denkt. Ik heb dat zelf ook gemerkt bij Ivy. Want zolang ik erbij zat tijdens vergaderingen, bepaalde ik vaak ongemerkt de toon. Ook als ik niks zei, dachten anderen al snel: 'Hij zegt niets, dus hij vindt het wel goed anders had hij wel iets gezegd.’ 

Verder hoort er ook bij dat je mensen meeneemt in de ontwikkeling van de organisatie. Oftewel niet alleen ‘werken bij Ivy’, maar ook ‘werken aan Ivy’. Bij ons geldt bijvoorbeeld dat je niet alleen projecten bij de klant uitvoert, maar ook tijd besteedt aan interne projecten om Ivy verder te ontwikkelen. Je denkt meer samen na over waar je als bedrijf heen wil en wat daarvoor nodig is. Je bepaalt samen welke interne projecten opgepakt gaan worden en wie dat gaat doen.

Niveau 3: operationele zelfsturing

Elk team binnen de organisatie kan zichzelf goed draaiende houden. Dat houdt bij ons in: sales, recruitment, het ontwikkelen van nieuwe diensten en het uitvoeren van de projecten verlopen allemaal soepel. Dingen als sollicitaties worden door de werknemers opgepakt en ook de gesprekken met elkaar als het niet goed loopt vinden plaats, inclusief het ontslaan van je collega’s. Dat gaat al best ver, want dat betekent dat je iets moet vinden van je directe collega’s en met hen in gesprek moet gaan, juist ook op momenten dat het niet goed gaat. Vanuit hiërarchie is dit relatief eenvoudig, maar die hiërarchie ontbreekt bij ons. Dus dan rijst de vraag: ‘Wie ben ik als directe collega om iets van zijn functioneren te vinden, laat staan hem uiteindelijk te ontslaan?’  

Waar op het vorige niveau van zelfsturing nog bijna alle besluiten met het hele bedrijf genomen worden, zie je hier meer vertrouwen ontstaan in elkaar en dat juist bijna alle besluiten binnen de teams zelf genomen worden. Alleen besluiten die het hele bedrijf aangaan worden aan iedereen voorgelegd. 

Verder is er een wijdverspreide basis van kennis over de financiële situatie aanwezig. Dus een team kan zelf inschatten of het bepaalde uitgaven en investeringen wel of niet kan doen. Net als een stukje debiteurenbeheer – zorgen dat er geld binnenkomt – en het zelf bepalen van salarissen. Eigenlijk zorg je er in deze fase voor dat alle taken die normaal bij een manager liggen volledig door de teams worden opgepakt.

Niveau 4: reageren op omstandigheden

Stel er gebeurt iets heftigs, zoals bijvoorbeeld de coronacrisis van vier jaar geleden of je maakt ineens verlies, dan moet je daar snel op kunnen reageren. Traditioneel is het vaak een manager die de lijnen op zo’n moment uitzet, maar die heb je in deze vorm niet. Het team moet dus in staat zijn te analyseren en de juiste beslissingen te nemen om te reageren (of nog beter: te anticiperen) om het probleem te tackelen. Je wil dat dat breed kan worden opgepakt. Dat die acties niet meer van een paar medewerkers kunnen komen, maar vanuit de groep als geheel. 

Op dit niveau van zelfsturing is het duidelijk wie welke rollen bekleedt en wordt er gewerkt vanuit ieders talent. Zelfleiderschap staat als een huis, voor iedereen is dit de standaard manier van ontwikkelen en werken, waardoor nieuwe collega’s het zich ook snel eigen maken. 

Verder hoort bij dit niveau ook dat alle doelen op één lijn komen te liggen. Dus dat je niet alleen beslissingen maakt die het beste voor jouw individuele doelen zijn, maar dat deze overeenstemmen met de doelen voor jouw team en de hele organisatie. Dat klinkt makkelijk, maar het is echt een uitdaging. Als je met meerdere teams werkt, dan krijg je al snel een beetje onderlinge concurrentie, waardoor besluiten net iets anders genomen kunnen worden. Voorbeeld: jouw team draait al drie maanden verlies, een ander team draait winst. Nou heeft dat andere team even iemand extra nodig voor een project, dat levert jouw team niets op, maar het is wel goed voor het bedrijf als geheel. Wat ga je doen? 

Niveau 5: ondernemerschap

Als het stukje ondernemerschap geborgd is bij een kwart tot een derde van de medewerkers, dan krijg je een organisatie die zich heel snel doorontwikkelt en niet bang is voor veranderende omstandigheden of om haar businessmodel 180 graden te draaien. Een organisatie die zichzelf keer op keer opnieuw uitvindt en continu op zoek is naar manieren om slimmer te werken en meer bij te dragen. Omdat er dan veel mensen zijn die kansen zien, dingen willen proberen en het voortouw nemen.

Wat moet je daarbij creëren?

Er zijn een aantal aspecten die je op elk niveau van zelfsturing terug ziet komen en dat zijn: vrijheid, vertrouwen en eigenaarschap. Het gaat elke keer om het geven van vrijheid en vertrouwen en daar krijg je eigenaarschap voor terug. Elk niveau gaat daar een stap verder in, zowel vanuit de kant van de medewerker als vanuit de kant van de oprichter van het bedrijf.

Waarom doet Ivy dit?

Vanuit mijzelf is de reden dat ik nooit lekker op mijn plek zat in een organisatie, waarbij ik een duidelijke baas had die mij vertelde wat ik allemaal wel en vooral niet moest doen. Dus voordat ik Ivy oprichtte, ben ik veel gaan lezen over ondernemers die het anders doen, onder meer Ricardo Semler en zijn bedrijf Semco. Ik ben ervan overtuigd dat deze manier van organiseren het werkplezier ten goede komt. Medewerkers worden er blijer van, vinden het werk leuker en blijven hier langer werken.