De manier van vergaderen binnen een zelfsturend bedrijf is aan verandering onderhevig. Bij Ivy Global is de overlegstructuur door de jaren heen dan ook behoorlijk op de schop gegaan.

Onze overlegstructuur heeft een flinke verbetering doorgemaakt sinds invoering van de regioteams een paar jaar geleden. Voorheen werden alle besluiten gezamenlijk gemaakt. Als ik op maandag naar kantoor ging, dan zat mijn hele dag vol met overleggen. De dag begon dan steevast met een wekelijkse vergadering met zijn allen. Daar mocht in principe iedereen bij aanschuiven, maar het was ook mogelijk om bij sommige onderwerpen wel aan te schuiven en bij andere niet. Zo werd het wat dynamischer door de wisselende samenstellingen.

Daarna gingen we vaak in een ruk door naar het salesoverleg, terwijl de projectmanagers hun eigen overleg hadden. Vervolgens was er nog een recruitmentoverleg, waar zowel recruitment als sales bij aanwezig waren. Dat was een behoorlijk uitvoerig overleg, want daarin keken we naar de openstaande vacatures, welke kandidaten we daarvoor hadden en of we konden schakelen indien er nog meer gedaan moest worden. Alles bij elkaar was dat zeer tijdsintensief, vaak was je het grootste deel van de maandag kwijt. Zeker het inplannen van andere afspraken, gebeurde dan nog zelden.

Regio-overleggen

Sinds de regioteams er zijn, gaat het een stuk sneller. De teams van Amsterdam, Delft en Eindhoven bespreken elke week allemaal hun eigen sales, operations, recruitment en andere losse en lopende zaken in ongeveer uur tijd. Deze vindt niet meer per se op maandag plaats, alleen in Delft gebeurt dat nog. Eindhoven en Amsterdam doen het op donderdag, met als belangrijkste reden dat dan vaak de meeste studenten van recruitment aanwezig zijn. Dat is heel fijn, want je hoeft niet meer alles van het hele bedrijf te bespreken. Alleen de onderwerpen waar jij het meeste mee te maken hebt. Dat is een hele grote vooruitgang geweest. 

Daarnaast heeft iedere regio een ‘tactisch’ overleg. Daar wordt alles besproken dat niet operationeel is, zoals: hoe gaat het met iedereen? Waar maken we ons zorgen over? Zijn er stappen die we moeten zetten om het team naar een hoger niveau te brengen? Ook wordt er dan gekeken naar de doelstellingen. Halen we die of moeten we gaan bijsturen? 

Van een per week naar (soms) een per maand

Verder is er een centrale vergadering overgebleven, onze maandelijkse maandag. Oftewel, de Ivy-brede vergaderingen zijn van een per week naar een per maand teruggedrongen. Iedereen is hier welkom, maar het is lastig om allemaal aanwezig te zijn. In de praktijk moet er altijd wel iemand bij een project aanwezig zijn of is er iemand met vakantie. Soms gaat het overleg zelfs niet door, omdat er geen punten op de agenda stonden. 

De maandelijkse maandag is echt het moment om besluiten te nemen die het hele bedrijf aangaan. Voorbeelden zijn dingen als de salarissessies, grote investeringen en de doelstellingen van de verschillende teams en de jaarplannen. Elkaar informeren is dus ook een belangrijk onderdeel van die vergaderingen. Het aantal besluiten dat daar wordt genomen is door de autonoom opererende teams sterk teruggelopen. Veel besluiten worden nu genomen in de overleggen van de regioteams. Hoe vaak neem je nu beslissingen die van invloed zijn op heel het bedrijf? 

Wel is er nog een centraal salesoverleg, maar deze is anders dan voorheen en zeker ook niet meer wekelijks. Deze gaat meer over waarop we de volgende campagnes willen insteken, het bespreken van nieuwe diensten en de commerciële resultaten worden doorgenomen.

Teamvergaderingen

Dan zijn er tot slot nog de teams Lange Termijn, HR, Geld & IT en Communicatie, maar daar zit geen vaste lijn in. Bij Lange Termijn overleggen we een keer per maand, terwijl Communicatie vaak aan een meeting per kwartaal genoeg heeft. Geld & IT plant juist een keer in de zoveel tijd een dag, waarop ze de benodigde cijfers doorspitten. Ieder team is anders en heeft andere onderwerpen of uitdagingen. Dus is het aan deze teams om daar zelf een modus in te vinden die voor hen werkt.

De toekomst?

Concluderend kun je zeggen dat wij veel vergadertijd bespaard hebben door de werknemers onder te verdelen in meerdere multidisciplinaire teams. Dat is een les die we geleerd hebben. Maar we zijn nog niet uitgeleerd. Ivy verandert en groeit door. Dus ook in de komende jaren zullen we blijven veranderen en besluiten om wijzigingen door te voeren. En als je goed opgelet hebt, weet je ook in welk overleg we dat besluit nemen.