Bij veel projecten die Ivy Global uitvoert, zijn de studenten vooral bezig met digitale systemen, tekeningen en programma’s als Excel en AutoCAD. Maar soms ligt de focus echt op de processen op de werkvloer. Ivy’er Joris Neuman en projectleider Remco Simmer voerden samen zo’n opdracht uit bij een klant.

Het voornaamste probleem dat er lag, was de grote backlog aan werkorders die het bedrijf had. “Ze kwamen tot de conclusie dat ze zelf niet in staat waren om die weg te werken. Wat ze gek vonden, want in principe was er genoeg capaciteit om alles te verwerken”, vertelt Remco. “Ze hadden het vermoeden dat de grootste bottleneck in de voorbereiding zat. Daarop werden wij gevraagd om te helpen en het aan te pakken volgens de verbetermethodiek Lean Six Sigma. Ik begon nog alleen, maar al vrij snel merkte ik dat het handig was om er een student bij te betrekken. Daarop heb ik Joris gevraagd.”

Verhelderend proces

Joris’ eerste dag viel samen met de eerste sessie die werd gehouden. Daarin probeerden ze met het projectteam de werkprocessen in kaart te brengen. “Dat werkte verhelderend, ook voor hen. Door een proces helemaal uit te schrijven en het door post-its op te plakken visueel te maken, zagen ze pas echt hoe het in elkaar stak. Bovendien hebben ze binnen het bedrijf twee disciplines: E&I (electronic & instrumentation) en mechanical. Zonder dat ze het van elkaar wisten, hanteerden ze een iets andere werkwijze. Dat was voor hen een eye-opener.”

Daarna volgden er nog meer sessies. “Zo hebben we alle bottlenecks in kaart gebracht om die vervolgens te ranken. Dat deden we door vragen te beantwoorden, zoals wat is het effect als we deze bottleneck oplossen? En hoe makkelijk kunnen we dit oplossen?” Via die sessies werd de basis gelegd voor de rest van het project, waarin er nauwe samenwerking was tussen Joris en Remco. “We hebben ontzettend veel gespard.” Dat was nodig, want de bijeenkomsten waren soms behoorlijk intens. “Het werden soms bijna therapeutische sessies. Daarin kwam onvrede naar voren, omdat de medewerkers meer verwachtten van het management. Er speelde best wat onderling. Dat kan je op dat moment niet zomaar even parkeren.”

Implementatie

Vooraf was afgesproken dat Ivy Global het project zou uitvoeren tot en met het opstellen van het verbeterplan. De implementatie daarvan wilde de klant graag zelf doen. “Ik had ergens gehoopt dat daar gaandeweg het project alsnog ruimte voor zou ontstaan, zodat we het konden begeleiden”, zegt Remco. “Tegelijkertijd snap ik hun afweging. Ze waren heel afhankelijk van ons, dus als wij de implementatie ook zouden uitvoeren, dan zou het project heel erg bij ons blijven liggen en er te weinig eigenaarschap vanuit henzelf zijn. We hebben de klant daarom geholpen door alle problemen en bottlenecks in hapklare brokken uit te werken en voor te bereiden. Zo konden ze zelf heel laagdrempelig met de ideeën aan de slag en hadden ze van te voren een goed beeld bij hoeveel tijd het kost om een bepaald idee te implementeren. Alle ideeën zijn geclusterd naar drie takken: planning, werkvoorbereiding en rapporteren, zodat ze ook gerichter een keuze kunnen maken waar ze als eerste mee aan de slag willen.”

Het project is overigens nog niet helemaal af. “We hebben de klant geadviseerd om de metingen die we tijdens het project hebben uitgevoerd, om de kwaliteit van de (uitvoering van de) processen te meten, voort te blijven zetten. De klant stond daar volledig achter, want op deze manier hebben ze direct zicht op de impact van de verbeteringen die ze doorvoeren.” Joris gaat daarom elke maand langs bij de klant om formulieren op te halen over hun voortgang. Dat verwerkt hij dan in een rapportage die laat zien hoe het onderhoudsproces nu presteert en hoe het zich ontwikkelt. "Bovendien komt in die rapportage ook naar voren op welke bottleneck ze zich vervolgens het beste kunnen gaan richten.”

Procesgerichte opdracht

Joris kijkt met een zeer positief gevoel terug op deze klus. “Het was een stuk meer procesgericht dan de andere opdrachten die ik voor Ivy Global heb gedaan. Veel projecten komen neer op het bijwerken van documentatie, data-analyse of het opschonen van data, of het ontwikkelen van een tool. Dit keer gingen we tijdens lange sessies met de medewerkers in gesprek. Dan probeer je samen het probleem te begrijpen en op te lossen met mensen die het werk uitvoeren. Daar leer je superveel van.”