Onderhoudsbeheer speelt een cruciale rol in de efficiëntie en effectiviteit. Toch wordt dit nog lang niet bij alle bedrijven op een beredeneerde manier aangepakt. Amy Pelders, projectengineer bij Ivy Global, hielp een klant met het inrichten van een dashboard, zodat hij onder meer veel doelmatiger zijn onderhoudstaken kan uitvoeren. 

“Deze klant zit in het onderhoud en heeft binnen zijn eigen bedrijf weer een afdeling die het onderhoud aan de gereedschappen doet. Zij werken met het onderhoudsbeheersysteem (obs) Ultimo, een systeem waar we veel ervaring mee hebben”, legt Amy uit. “In dat obs worden allerlei data taken bijgehouden, alleen stonden de taken daar in een lange lijst zonder prioriteiten. Nu werd ons gevraagd om ze te helpen met Key Performance Indicators (KPI’s) opstellen, zodat ze meer sturing aan hun onderhoud konden geven. Niet alleen om prioriteiten te kunnen stellen, maar ook zodat het onderhoud aan de hand van data uit het verleden op een slimme manier kan worden ingepland.”

Onderzoeksfase

Amy heeft niet het hele project alleen uitgevoerd. “Zelf ben ik in januari begonnen bij Ivy Global als projectengineer. Toen liep deze opdracht al onder leiding van een projectmanager en twee studenten. De studenten hebben voornamelijk het voorbereidende werk gedaan, het onderzoek. Zij spraken met medewerkers om de KPI’s op te kunnen stellen en om te achterhalen welke data en informatie er volgens hen allemaal in het dashboard moesten staan. Dat was soms ook lastig, want niet iedereen bleek dezelfde wensen te hebben. De ene persoon wil de data van afdelingen in een keer zien, de ander heeft het liever opgesplitst, dat kan niet allebei. Ik heb daarin zoveel mogelijk een win-winsituatie gecreëerd, waarin alle belangen werden meegewogen.”

“Na de onderzoeksfase heb ik door een API-koppeling te laten maken naar Power BI het dashboard ingericht”, vervolgt Amy. “Ik heb wat in Ultimo gewijzigd, zodat velden verplicht ingevuld moesten worden en bepaalde keuzemenu’s aangepast, zodat we voldoende data hadden om het dashboard te vullen. Power BI is een makkelijk te gebruiken tool die er echt voor gemaakt is om data visueel weer te geven, terwijl dat voor Ultimo een bijzaak is. Dankzij die visualisatie kan je veel sneller zien hoe goed je bezig bent en een waarde geven aan je performance, dan wanneer je zo’n lange lijst met taken hebt in je obs. Zo kan je veel doelmatiger te werk gaan, iets dat deze klant daarvoor eigenlijk niet deed. Daaruit komt ook direct het lastigste van een opdracht als deze: het dashboard afstemmen met de KPI’s, zodat er acties ter verandering uit voortkomen.”

Vier dashboards

Uiteindelijk leverde Amy vier dashboards op voor verschillende personen en afdelingen. “Ze zitten allemaal net even anders in elkaar en laten andere data zien. Vanuit dat dashboard kan je verder filteren op dingen als prioriteit en de reden zien waarom de taak nog niet is opgepakt. Zo kan je bottlenecks opsporen en soms ook taken in bulk aanpakken. Constateer je dat je een back log hebt omdat bijvoorbeeld de leveringen achterblijven, dan kan je daar achteraan.”

Hoe kan de klant het dashboard verder nog gebruiken? “Alle informatie die het dashboard levert, helpt met het maken van de planning, maar Power BI is daarin nooit leidend. Het blijft maatwerk, waarbij de facility manager beter weet hoe het zit en wie het beste een bepaalde onderhoudstaak kan uitvoeren. Als de facility manager iets wijzigt, kan deze via het dashboard automatisch een mail laten sturen, zodat de verschillende afdelingen daarvan op de hoogte zijn.”

Training

Het vervolg dat nog gedaan moet worden, gaat over de training en opleiding voor het gebruik van de dashboards. “Het project is in principe af. De dashboards staan, alleen we gaan nog een training geven. Niet alleen over het gebruik, maar ook zorgen we ervoor dat ze in de toekomst zelf aanpassingen kunnen doen als dat nodig is.”