Bij deze klant was in Ultimo in de loop der jaren een flinke hoeveelheid onderhoudsinformatie opgebouwd. Alleen gaf die registratie steeds minder houvast bij de dagelijkse planning. Honderden taken stonden naast elkaar zonder duidelijke prioriteit en de inrichting van het onderhoudsbeheersysteem sloot op punten niet meer aan op hoe er daadwerkelijk gewerkt werd.

Ivy werd gevraagd om daar meer overzicht in te brengen. Project Engineer Amy Pelders ontwikkelde samen met een projectmanager en twee studenten een Power BI-oplossing op basis van de bestaande Ultimo-data. Tegelijk pakte het team de bronregistratie aan, zodat het dashboard niet alleen netjes oogde, maar ook iets liet zien waar je op kon vertrouwen.

Eerst de brondata op orde

Voordat er dashboards gebouwd konden worden, moest eerst duidelijk zijn hoe bruikbaar de informatie in Ultimo nog was. Het onderhoudsbeheersysteem werd intensief gebruikt voor onderhoud en gereedschapsbeheer, maar velden werden niet overal op dezelfde manier ingevuld en taken waren lastig met elkaar te vergelijken.

Het Ivy-team keek daarom eerst naar de inrichting van het systeem en de manier waarop gegevens werden vastgelegd. Verplichte velden werden toegevoegd, keuzelijsten opgeschoond en datavelden waar nodig gelijkgetrokken. Ook de assetstructuur werd meegenomen, zodat informatie beter aan de juiste onderdelen van de installatie gekoppeld kon worden.

Niet het deel waar je een screenshot van in een presentatie zet, wel het deel waarop de rest leunt.

Per gebruiker bepalen wat relevant is

Daarna sprak het team met operators, monteurs, planners en afdelingsleiders. Iedereen werkte met dezelfde brondata, maar niet iedereen had behoefte aan hetzelfde overzicht. Een planner wil snel zien waar werk blijft liggen en wat prioriteit heeft, terwijl een monteur meer detail nodig heeft over een taak of asset. Voor management zijn juist trends, achterstanden en ontwikkeling over tijd relevant.

Die verschillen bepaalden hoe de dashboards werden ingericht. In plaats van alles wat beschikbaar was op één scherm te zetten, werd per gebruikersgroep gekozen welke informatie nodig was om het eigen werk goed te kunnen doen.

Amy zegt het zelf beter:

“Je moet kiezen wat richting geeft. Anders wordt een dashboard een tweede lijst in plaats van een hulpmiddel.”

Ultimo automatisch door naar Power BI

Daarna werd de data uit Ultimo automatisch ontsloten in Power BI. Handmatige exports en losse versies waren daardoor niet meer nodig en verschillende teams konden vanuit dezelfde bron werken.

Op basis van die data werd zichtbaar welke onderhoudstaken prioriteit hadden, waar achterstanden opliepen, welke oorzaken terugkeerden en hoe de werkvoorraad zich ontwikkelde. Dat scheelde niet alleen zoekwerk; het maakte ook duidelijker waar de planning begon te knellen.

Vier dashboards voor vier rollen

Op dezelfde brondata bouwde Ivy vier dashboards voor facility, gereedschapsdienst, onderhoud en management. De informatie kwam uit dezelfde systemen, maar werd per rol anders ingericht.

Daardoor hoefde een overleg niet eerst twintig minuten te gaan over wiens lijst eigenlijk klopte. Teams keken naar dezelfde basis, terwijl iedere rol precies de informatie zag die voor het eigen werk relevant was.

Dat maakte het makkelijker om achterstanden gericht te bespreken, prioriteiten uit te leggen en te zien waar structureel meer werk binnenkwam dan kon worden uitgevoerd.

Zorgen dat het ook over drie maanden nog werkt

Een dashboard waar niemand naar kijkt, is uiteindelijk gewoon een duur plaatje. Daarom hoort bij dit soort trajecten ook de vraag hoe mensen ermee gaan werken nadat het projectteam vertrokken is.

Ivy kan teams ondersteunen met een korte training, bijvoorbeeld bij de ingebruikname of wanneer nieuwe collega's aansluiten. Niet als Power BI-cursus om de Power BI-cursus, maar gericht op de informatie die mensen in hun eigen werk nodig hebben en hoe ze die uit het dashboard halen.

Wat leverde het op?

De klant hoefde niet opnieuw te beginnen met onderhoudsdata. Die informatie was er voor een groot deel al, alleen niet op een manier waarop iedereen er even makkelijk mee kon werken.

Door de registratie in Ultimo op te schonen en de data automatisch naar Power BI te brengen, kregen verschillende gebruikers een overzicht dat aansloot op hun eigen werk. Prioriteiten werden beter zichtbaar, achterstanden waren makkelijker te bespreken en onderhoudsbesluiten konden op dezelfde informatie worden gebaseerd.

Voor Ivy zat het werk daarom niet alleen in het bouwen van een dashboard. De echte klus was zorgen dat de data eronder klopte en dat mensen er in de praktijk iets aan hadden.

Wil je weten hoe je meer uit je bestaande onderhoudsdata kunt halen? Lees dan ook meer over effectief datamanagement en datagedreven werken.

Veelgestelde vragen

Kun je Ultimo automatisch koppelen aan Power BI?
Ja. Ultimo-data kan automatisch worden ontsloten in Power BI, waardoor handmatige exports niet meer nodig zijn. De kwaliteit van de rapportage blijft wel afhankelijk van hoe consequent de brondata in Ultimo wordt vastgelegd.

Waarom geeft Ultimo niet altijd genoeg overzicht voor onderhoudssturing?
Dat hangt sterk af van de inrichting en het gebruik van het systeem. Als taken, statussen en datavelden niet consequent worden gebruikt, wordt het lastig om prioriteiten, achterstanden en trends uit de registratie te halen. Een aanvullende rapportagelaag in Power BI kan die informatie overzichtelijker maken.

Wat maakt een onderhoudsdashboard bruikbaar?
Dat het aansluit op de beslissingen die een gebruiker moet nemen. Een planner, monteur en manager hebben andere informatie nodig, ook als ze allemaal met dezelfde brondata werken.