De stap van de universiteit naar een volwaardige baan in de technische industrie kan groot zijn. Binnen een bedrijf is er niet altijd de tijd, mensen of kennis beschikbaar om starters te begeleiden tijdens hun eerste maanden. Ivy Global-projectmanager Edwin Talen werkte daarom op verzoek van VDL Jorn Vogelaar in als safety engineer.

Hoewel het verzoek vanuit het bedrijf kwam, was ook wat Jorn zelf betreft de hulp geen overbodige luxe. ‘Ik had immers weinig ervaring. In mijn rol hou ik mij voornamelijk bezig met het maken van risicoanalyses en het waarborgen van de veiligheid, maar ik kwam letterlijk net de studiebanken uitrollen. Tijdens mijn studie integrale veiligheidskunde had ik wel al gewerkt met de diverse tools en ook was ik thuis in terminologie, alleen hier moest ik ook FMEA’s (Failure Mode and Effects Analysis) opstellen. Daarvoor miste ik nog de juiste kennis.’

Jorn pikte die kennis wel razendsnel op tijdens zijn eerste weken. ‘Dat komt doordat hij een hele sterke basis heeft op het gebied van risicoanalyses uitvoeren’, zo deelt Edwin een compliment uit. ‘De wijze van denken zat er al heel goed bij hem in. Hij bleek een vlotte leerling, iemand die maar één woord nodig heeft om iets op te pakken.’

Niet uit een boekje

Voor Edwin was een dergelijk begeleidingstraject niet nieuw. ‘Dit soort trajecten hebben we al vaker begeleid door bijvoorbeeld maintenance engineers bij te spijkeren op het gebied van FMEA’s. Nu was het dus het geval bij Jorn. De daadwerkelijke uitvoering van zo’n risicoanalyse kan je immers niet uit een boekje leren. Daarom hebben we wekelijks een sessie gehouden. Om te beginnen gingen we terug naar de basistheorie rondom FMEA: wat is het? Welke resultaten kun je ermee behalen? Daarna hebben we de tool die er al was binnen VDL erbij gepakt, gekeken of die aansloot bij wat wij nodig hadden en die daar waar nodig getweakt. Zo kwam de tool helemaal in lijn met de wensen van VDL en sloot hij aan bij de FMEA-methodiek. Nu word je bij het gebruik van de tool als het ware gedwongen om de stappen van FMEA in juiste volgorde uit te voeren.’

‘Ook waren er verschillende FMEA’s in omloop’, vult Jorn aan. ‘Die allemaal net iets anders in elkaar zaten of eruit zagen. Daar hebben we het beste van bij elkaar gehaald en in één template gezet dat voor heel VDL geldt, of in ieder geval binnen de softwaretak ETS. Zodat het gewoon overzichtelijk en duidelijk is.’

Tot in de details

Daarop bereidden Jorn en Edwin een FMEA voor om die vervolgens met een team van technici te doorlopen. ‘Zo konden we controleren of de tool aansloot bij hun perceptie of deze volledig was en of we de juiste standtijden hadden ingeschat’, vertelt Edwin. ‘Al snel kregen we complimenten dat ze het bijzonder vonden, dat we zo goed en gedetailleerd die FMEA hadden ingevuld. Zo liet Jorn zien dat hij na een korte periode van begeleiding al op het vereiste niveau voor zijn functie zat, terwijl we VDL het inwerkproces uit handen hebben genomen.’

Waar hij aanvankelijk begeleid werd door Edwin, geeft Jorn nu zelf binnen VDL een ‘opfriscursus’ over FMEA. ‘Velen werken met FMEA’s, maar omdat we de tool aangepast hebben, moet dat binnen het bedrijf doorgegeven worden aan iedereen. Daarnaast heb ik veel collega’s die er niet mee gewerkt hebben of lange tijd geleden. Voor hen is het ook belangrijk. Sommigen zal ik dus moeten uitleggen hoe een FMEA precies in elkaar steekt. Ik ben natuurlijk geen begeleider, zoals Edwin mij heeft begeleid, maar ik ben er wel voor verantwoordelijk dat deze analyses binnen VDL goed worden uitgevoerd.’ Edwin vult aan: ‘Jorn heeft ook in de toekomst een rol in het monitoren van de standaarden. Dat de FMEA’s aan de kwaliteitseisen voldoen en dat de juiste tools gebruikt worden.’

Een lekker gevoel

‘Ik heb het hele begeleidingstraject als plezierig ervaren’, aldus Jorn. ‘Van VDL uit was het een belangrijke eis dat ik die FMEA mij eigen maakte en het ook weer binnen het bedrijf goed kan uitleggen. Uiteindelijk hadden we daarvoor veel minder uren nodig dan vooraf verwacht. Dat was een lekker gevoel. Dat gaf mij het signaal: je snapt het wel, je moest alleen nog uitzoeken hoe je er precies mee om moest gaan.’

Toch is Ivy wat hem betreft onmisbaar geweest. ‘Als ik deze begeleiding niet had gehad, dan had ik veel langer met mijn handen in het haar gezeten en was ik waarschijnlijk nu pas bezig was geweest met het opstellen van de FMEA’s en het regelen van de meetings. Daarnaast was ik waarschijnlijk de oude tool blijven gebruiken, die niet specifiek was afgesteld op de wensen van VDL. Alles bij elkaar had ik mijn werk minder goed uitgevoerd.’

Loop je er binnen je bedrijf ook wel eens tegen aan dat er een gebrek aan tijd, mensen of kennis is om iemand in te werken? Onze projectmanagers helpen er graag bij en hebben de vereiste kennis om niet alleen op het gebied van FMEA, maar ook op andere vlakken dit traject te begeleiden.