Een van de langstlopende projecten die Ivy Global uitvoert, is er een bij Stedin. Verspreid over een periode van enkele jaren helpt Ivy met het standaardiseren van de aanlegcriteria documenten.
Projectmanager Erwin Paalvast en projectengineer Stefan Poli zitten samen met een wisselende kracht bij Stedin. ‘Vorig jaar ben ik daar begonnen met een pilot, om te kijken of wij als Ivy iets konden toevoegen bij het schrijven van aanlegcriteria documenten’, vertelt Erwin. ‘Zij willen alles wat ze aanleggen gaan standaardiseren, dus alles moest in hetzelfde format geschreven worden. Ik ben toen met een document begonnen, om te kijken of onze output richting Stedin beviel. Dat was het geval, dus toen zijn we snel gaan opschalen.’
Inmiddels is Ivy een jaar bezig, maar is nog geen enkel onderwerp volledig afgerond. ‘Dat heeft voor een groot deel te maken met de problemen waar we tegenaan lopen en de dingen die we geleerd hebben om ze toekomstbestendig te maken’, zegt Erwin. ‘Bovendien is het ook zo dat het concreter wordt nu de inhoud op papier staat’, vult Stefan aan. ‘Dat betekent dat veel mensen er een mening over hebben. Dat leidt tot veel inhoudelijke discussies en uitloop.’
Die discussies zijn ook logisch, want bij elk onderwerp zijn er losse criteria die op één lijn moeten worden gebracht:
‘De inhoudelijke discussies die zullen we wel behouden’, vervolgt Stefan. ‘Maar aan het begin waren we nog heel erg aan het stoeien met hoe we exact dat document wilden opbouwen. Wat voor soort informatie wil je er wel inhebben en wat valt er net buiten? Over die beslissingen discussiëren we de laatste tijd bij mijn onderwerpen niet zo heel veel meer.’
Die lange discussietijd schrikt Stedin niet af. ‘Het ligt wel in lijn met de verwachtingen, dat is ook een reden waarom we voor een externe partij hebben gekozen’, legt Claudia Wagenaar, teamleider AM Beleid & Technische Innovatie bij Stedin, uit. ‘Het is belangrijk om de juiste discussie met elkaar te voeren en daarna een weloverwogen beslissing te nemen, waar de juiste stakeholders in zijn meegenomen. Uiteindelijk moet er natuurlijk een goede balans zijn in het voeren van de juiste discussies en het daadwerkelijk opleveren van een goed document.’
‘Je wil ook niet dat het straks af is en dat het dan continu gewijzigd moet worden, dat wordt een zooitje’, denkt Stefan. ‘Het moet zo sterk zijn dat er de komende jaren eigenlijk niets meer wordt aangepast, tenzij er een wetswijziging of zoiets doorgevoerd wordt. Verder moet het perfect zijn.’
Het project draait dus steeds meer om de inhoudelijke details. Zo moeten dingen ineens concreet gemaakt worden als het op papier komt. ‘Hoe diep een kabel moet liggen’, geven Erwin en Stefan als voorbeeld. ‘Dat komt nu op harde waardes aan. Dat gaat er niet alleen om dat de een zegt 50 centimeter onder de grond en de ander 60, maar ook dat die eis vroeger omschreven werd als ‘op goede diepte’ of ‘diep genoeg’. Wij zijn er op uit dat als we iemand het veld insturen en diegene werkt de checklist netjes af, dat het dan eigenlijk niet fout kan gaan.’
Die standaardisering moet ook leiden tot een kostenbesparing en de aangelegde onderdelen toekomstbestendig maken, vertelt Erwin. ‘Als een monteur in de toekomst op pad gaat voor onderhoud, weet hij precies wat hij aantreft. Daardoor hoeft hij bijvoorbeeld minder verschillende typen onderdelen mee te nemen en op te slaan in het magazijn.’
Stedin is blij met de keuze voor Ivy op dit project. ‘We waren vooral op zoek naar een partij die het project goed kan begeleiden’, zegt Claudia. ‘We hebben de juiste technische kennis in het team, maar omdat er enorm veel werk te doen is, helpt het als er ondersteuning is bij het ophalen en ordenen van informatie, tijdslijnen bepalen en zorgen dat er daadwerkelijk een goed eindproduct wordt opgeleverd. Ivy Global leek ons hiervoor de geschikte partij. Erwin en Stefan begeleiden het proces goed en zorgen dat de verkregen informatie juist op papier komt te staan. Dit is precies wat we nodig hadden.’