Tijdens inventarisaties kom je ze regelmatig tegen: UPS-systemen (Uninterruptible Power Supply, een noodstroomvoorziening) die wel degelijk in gebruik zijn, maar niet per se in een registratiesysteem voorkomen. Kleine en grote kasten in technische of kantoorruimtes. Soms klein genoeg om over het hoofd te worden gezien, belangrijk genoeg om hoofdpijn te veroorzaken als ze uitvallen.
Bij Evides, een waterbedrijf met tientallen locaties in Nederland en België, werd dit snel duidelijk. Op elke locatie was de situatie anders. Andere werkwijzen, andere contracten, andere mensen die ergens verantwoordelijk voor waren. Maar er was een rode draad in waar het spaak liep: communicatie. Aan informatie geen gebrek, maar die werd niet centraal vastgelegd of gedeeld.
Een herkenbaar patroon voor elke organisatie die op meerdere locaties actief is.
Om in kaart te brengen welke UPS-systemen geregistreerd waren, maakte Jay veel kilometers. Jay is student Bedrijfskunde en doet bij Ivy het projectmanagement. In de Ivy Up, zonder cruise control, bezocht hij Evides-locaties in Rotterdam, Zeeland en Antwerpen.
Wat hij aantrof verschilde per locatie. Op sommige sites stond alles netjes gedocumenteerd. Op andere waren systemen al jaren in gebruik zonder dat iemand ze ooit had vastgelegd. In Zeeland werd - bijvoorbeeld - onderhoud intern geregeld, zonder contract, door dezelfde persoon die dat altijd al deed. Soms was een vergeelde sticker op de zijkant de enige aanwijzing dat er überhaupt iets stond.
Evides is één bedrijf. In de praktijk zijn het twintig varianten daarvan.
En toch zag Jay overal hetzelfde patroon: UPS-systemen worden tijdens een project geplaatst, doen jarenlang hun ding en komen nooit in het assetregister terecht. Ze verdwijnen niet uit gebruik, maar wel uit de administratie.
Een UPS is de laatste verdedigingslinie als de stroom wegvalt: het systeem dat je procesautomatisering draaiende houdt, tijd koopt om een noodaggregaat op te starten, en dat afsluiters op afstand bereikbaar houdt. Klein apparaat, grote gevolgen als het er niet is.
Het lastige is dat bijna niemand er naar omkijkt zolang het werkt. Men gaat ervan uit dat het geregeld is, tot de stroom uitvalt en de back-up het niet doet.
Dit soort situaties zie je vaker wanneer technische documentatie niet centraal is vastgelegd.
Alles wat Jay verzamelde is samengekomen in een centrale dataset, direct inleesbaar in de bestaande systemen van Evides. Per locatie is nu duidelijk welke UPS-systemen er staan, om welk type het gaat, wie verantwoordelijk is voor onderhoud en welke systemen als eerste aandacht verdienen.
Jay over wat hij tegenkwam: "Op meerdere locaties werd onderhoud al jaren door dezelfde persoon geregeld, zonder dat het ergens was vastgelegd. Op het moment dat diegene vertrekt of ziek wordt, weet niemand meer wat er staat of wanneer het systeem voor het laatst is nagekeken."
Grote installaties staan op elke lijst. UPS-systemen, analyzers en sensoren zijn te onopvallend om dagelijks aandacht te krijgen, maar bij uitval merk je ze direct.
Meestal ligt de informatie er al. Alleen heeft niemand het ooit echt bij elkaar gelegd. Benieuwd hoe dat er bij jullie uitziet? We laten het je zien.