Hoe diep moet een kabel liggen? “Op goede diepte”, stond er vroeger in de documenten. Te vaag dus. Daarom werkt Stedin samen met Ivy Global aan het standaardiseren van technische documentatie. Met duidelijke aanlegcriteria en werkinstructies wordt alles eenduidig vastgelegd – futureproof en praktisch voor iedereen die ermee werkt.
Pilot: start van technische documentatie standaardiseren
Projectmanager Erwin Paalvast en projectengineer Stefan Poli begonnen bij Stedin met een pilot. Het doel: testen of Ivy Global waarde kon toevoegen bij het schrijven van aanlegcriteria.
“Vorig jaar ben ik daar begonnen met een pilot, om te kijken of wij als Ivy iets konden toevoegen bij het schrijven van aanlegcriteria documenten”, vertelt Erwin. “Zij willen alles wat ze aanleggen gaan standaardiseren, dus alles moest in hetzelfde format geschreven worden. Ik ben toen met een document begonnen, om te kijken of onze output richting Stedin beviel. Dat was het geval, dus toen zijn we snel gaan opschalen.”
Discussies over aanlegcriteria
Inmiddels is Ivy een jaar bezig, maar is nog geen enkel onderwerp volledig afgerond. “Dat heeft voor een groot deel te maken met de problemen waar we tegenaan lopen en de dingen die we geleerd hebben om ze toekomstbestendig te maken”, zegt Erwin.
“Bovendien is het ook zo dat het concreter wordt nu de inhoud op papier staat”, vult Stefan aan. “Dat betekent dat veel mensen er een mening over hebben. Dat leidt tot veel inhoudelijke discussies en uitloop.”
Bij elk onderwerp zijn er losse criteria die op één lijn moeten worden gebracht:
- Het ontwerpcriterium (dat maken de engineers, bijvoorbeeld over de lichtmasten in de straat)
- Het aanlegcriterium (in dit door Ivy gemaakte deel staat hoe alle ontwerpen op dezelfde manieren worden aangelegd, zodat het ook in toekomst duidelijk is hoe alles moet worden aangesloten)
- Het exploitatiecriterium (hierin staat hoe de opgeleverde onderdelen levend en onderhouden moeten worden)
“De inhoudelijke discussies die zullen we wel behouden”, vervolgt Stefan. “Maar aan het begin waren we nog heel erg aan het stoeien met hoe we exact dat document wilden opbouwen. Wat voor soort informatie wil je er wel in hebben en wat valt er net buiten? Over die beslissingen discussiëren we de laatste tijd bij mijn onderwerpen niet zo heel veel meer.”
Werkinstructies standaardiseren in de praktijk
De details maken het verschil. “Je wil ook niet dat het straks af is en dat het dan continu gewijzigd moet worden, dat wordt een zooitje”, zegt Stefan. “Het moet zo sterk zijn dat er de komende jaren eigenlijk niets meer wordt aangepast, tenzij er een wetswijziging of zoiets doorgevoerd wordt. Verder moet het perfect zijn.”
Een concreet voorbeeld: de kabeldiepte. “Dat gaat er niet alleen om dat de een zegt 50 centimeter onder de grond en de ander 60”, legt Erwin uit. “Het gaat er ook om dat die eis vroeger omschreven werd als ‘op goede diepte’ of ‘diep genoeg’. Wij willen dat als iemand het veld instuurt met een checklist, het eigenlijk niet fout kan gaan.”
Resultaat: duidelijke aanlegcriteria en future-proof asset management
Die standaardisering moet ook leiden tot een kostenbesparing en de aangelegde onderdelen toekomstbestendig maken, vertelt Erwin. “Als een monteur in de toekomst op pad gaat voor onderhoud, weet hij precies wat hij aantreft. Daardoor hoeft hij bijvoorbeeld minder verschillende typen onderdelen mee te nemen en op te slaan in het magazijn.”
Stedin is blij met de keuze voor Ivy. Claudia Wagenaar, teamleider AM Beleid & Technische Innovatie, legt uit:
“Het ligt wel in lijn met de verwachtingen, dat is ook een reden waarom we voor een externe partij hebben gekozen. Het is belangrijk om de juiste discussie met elkaar te voeren en daarna een weloverwogen beslissing te nemen, waar de juiste stakeholders in zijn meegenomen. Uiteindelijk moet er natuurlijk een goede balans zijn in het voeren van de juiste discussies en het daadwerkelijk opleveren van een goed document.”
Samenwerking met Ivy Global
“Het is belangrijk om de juiste discussie met elkaar te voeren en daarna een weloverwogen beslissing te nemen, waar de juiste stakeholders in zijn meegenomen. Ivy Global begeleidt het proces goed en zorgt dat de verkregen informatie juist op papier komt te staan. Dit is precies wat we nodig hadden.” – Claudia Wagenaar
👉 Meer weten over hoe wij organisaties helpen met documentatie en processtructuur? Bekijk onze Documentmanagement (DMS).
.jpg)
